Przygotowując dokumenty zamówienia, zamawiający przede wszystkim będzie brał pod uwagę swoje wymagania związane z określeniem warunków zamówienia. Ponadto wyznacza termin, w którym wykonawcy będą mogli złożyć oferty.
Z jednej strony termin ten zawsze musi uwzględniać minimalne okresy wynikające z ustawy Prawo zamówień publicznych. Z drugiej nie bez znaczenia jest weryfikacja realnego czasu na przygotowanie i złożenie oferty przy uwzględnieniu stopnia skomplikowania przedmiotu zamówienia lub wymogów formalnych samego postępowania. Zamawiający musi brać pod uwagę czas, w którym wykonawcy będą przygotowywali wycenę realizacji przedmiotu zamówienia, sprawdzali niezbędne łańcuchy dostaw czy też pozyskiwali potrzebny do wykonania zamówienia personel.
Zamawiający powinien to wziąć pod uwagę na etapie sporządzania analizy jego potrzeb i wymagań w zakresie ryzyk proceduralnych. W przypadku gdy analiza nie jest przygotowywana, zamawiający musi postawić się w roli wykonawcy. Jeżeli zdecyduje się na przeprowadzenie wstępnych konsultacji rynkowych, w czasie ich trwania warto zapytać samych wykonawców o czas niezbędny do złożenia ofert. Bezrefleksyjne wyznaczanie minimalnych ustawowych terminów składania ofert w wielu przypadkach spowoduje, że wykonawcy w ogóle nie złożą oferty lub zrobią to w pośpiechu, co przełoży się na wyższe ceny.
Ponadto wykonawcy nie będą mieli czasu na wyjaśnienie wszelkich wątpliwości związanych z treścią SWZ, co z kolei może wpłynąć na powstawanie sporów interpretacyjnych w trakcie trwania postępowania lub realizacji umowy. Zamawiający nigdy nie będzie mógł precyzyjnie określić, ile faktycznie czasu będzie potrzebował wykonawca na złożenie oferty. Prośby wykonawców o przedłużenie czasu na złożenie oferty rzadko będą jednak nieuzasadnione, co powinno być dla niego sygnałem, że czas na rzetelne przygotowanie oferty jest zbyt krótki.
