Należy przede wszystkim podkreślić, że system eCertis ma charakter informacyjny. Jak wskazuje Urząd Zamówień Publicznych na swojej stronie internetowej (gov.pl/web/uzp/e-certis, dostęp: 26.08.2024), to „wyłącznie narzędzie referencyjne, umożliwiające identyfikację i rozpoznawanie certyfikatów i zaświadczeń, które są najczęściej wymagane w kontekście postępowań o udzielenie zamówienia w poszczególnych państwach członkowskich”. Ponadto w broszurze dotyczącej eCertis dostępnej na stronie Urzędu wskazano, że jest to przewodnik po różnego rodzaju dokumentach i zaświadczeniach.
Na podstawie takich informacji można wyrazić opinię, że wady systemu eCertis wynikają z tego, iż uzyskane informacje w żaden sposób nie są prawnie wiążące. Innymi słowy, największym problemem tego narzędzia jest to, że pełni tylko funkcję źródła informacji.
Ponadto niedoskonałość tego systemu wynika z przekazywania informacji zawartych w tej bazie przez władze krajowe, które dokonują aktualizacji na zasadzie dobrowolności (nie jest to ich obowiązek). Patrząc z perspektywy polskiego rynku zamówień publicznych, należy także wskazać, że nie wszystkie odpowiedniki polskich rejestrów lub dokumentów są w nim ujęte.
Charakter systemu eCertis zauważyła także Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 31 stycznia 2020 r. (KIO 91/20), w którym orzekła, że „(…) zgodnie z komunikatem Komisji Europejskiej informacje zawarte na platformie e-Certis to narzędzie referencyjne, a nie usługa udzielania porad prawnych. Narzędzie to nie gwarantuje, że informacje będące wynikiem wyszukiwania zostaną uznane za wiążące przez instytucję zamawiającą”.
Mimo wad tego systemu należy wskazać, że z uwagi na obszerność zawartych w nim informacji warto z niego korzystać. Powinno się go jednak traktować z pewną dozą ograniczonego zaufania.
