Artykuł pochodzi z wydania: Listopad 2024
Terminy, w szczególności termin składania ofert, odgrywają bardzo istotną rolę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Ich niedochowanie sprawia, że zamawiający odrzuca z tego powodu ofertę wykonawcy. Jednakże na zamawiającym też spoczywają liczne obowiązki. Musi on dokładnie przemyśleć, na kiedy powinien ustalić termin składania ofert, a potem czy nie pojawiły się podstawy jego wydłużenia.
Zgodnie z wytycznymi zawartymi w motywie 80 preambuły do dyrektywy 2014/24/UE, aby przyspieszyć i usprawnić procedury, terminy udziału w postępowaniach o udzielenie zamówienia powinny być możliwie najkrótsze i nie powinny stwarzać niepotrzebnych przeszkód w dostępie dla wykonawców z całego rynku wewnętrznego, w szczególności MŚP. Ustalając terminy otrzymywania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału, należy zatem pamiętać o tym, że instytucje zamawiające powinny uwzględniać w szczególności złożoność zamówienia i czas potrzebny do sporządzenia ofert, nawet jeżeli pociąga to za sobą ustalenie terminów dłuższych niż minimalne przewidziane na mocy niniejszej dyrektywy.
Oczywiście najważniejszym terminem w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ale ustawodawca wskazuje również na inne terminy, w szczególności:
- składania podmiotowych środków dowodowych,
- wyznaczane przez zamawiającego (na złożenie wyjaśnień treści oferty, uzupełnień środków dowodowych, na wyrażenie zgody na poprawienie w ofercie omyłki lub zakwestionowanie jej poprawienia czy na złożenie wyjaśnień rażąco niskiej ceny),
- na zawarcie umowy
- oraz terminy w postępowaniu odwoławczym.
Istotne jest to, że w pzp tylko dla części z nich dookreślono terminy minimalne, w pozostałych przypadkach to zamawiający ma obowiązek wyznaczyć termin na wykonanie określonej czynności.
Ustawodawca unijny w motywie 106 dyrektywy klasycznej podkreśla, że do obliczania terminów przewidzianych w dyrektywie ma zastosowanie rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 z dnia 3 czerwca 1971 r. określające zasady mające zastosowanie do okresów, dat i terminów.
Co do zasady zgodnie z art. 8 ust. 1 pzp do czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców oraz uczestników konkursu w postępowaniu o udzielenie zamówienia i konkursie oraz do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy ustawy Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Tym samym zasady wyznaczania terminów powinno się odnieść do reguł określonych w art. 111–115 kc.
Zgodnie z art. 111 § 1 kc termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym ono nastąpiło (art. 111 § 2 kc). Ponieważ dla terminów liczonych w dniach najmniejszą jednostką czasu jest dzień, skutki czynności prawnej mające wpływ na bieg tak określonego terminu należy również rozpatrywać i oceniać w dniach. Mogą one następować zatem jedynie z początkiem lub końcem dnia (liczonego jako doby od godziny 00.00 do godziny 23.59). Jeżeli termin oznaczony w dniach ustalono w ten sposób, że jego początkiem jest wystąpienie określonego zdarzenia (np. zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu), to do obliczenia tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym owo zdarzenie wystąpiło. Warto podkreślić, że od tej zasady istnieją wyjątki, bowiem zgodnie z art. 220 ust. 1 pzp (dla procedur prowadzonych w progach unijnych) oraz art. 307 ust. 1 (dla procedur prowadzonych w progach krajowych), obliczając termin związania z ofertą, pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin jej składania. Przepisy te stanowią wyjątek od zasady liczenia terminu wynikający z przepisów kc. Termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia, czyli z nastaniem północy.
Stosownie do art. 112 kc termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. Zgodnie natomiast z art. 115 kc jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą. Dniami ustawowo wolnymi od pracy są dni określone w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy. Są nimi wszystkie niedziele oraz 1 stycznia, 1 i 3 maja, 11 listopada oraz dni, na które przypadają święta kościelne, takie jak święto Trzech Króli (6 stycznia), pierwszy i drugi dzień Wielkiej Nocy, pierwszy dzień Zielonych Świątek, dzień Bożego Ciała, Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny (15 sierpnia), Wszystkich Świętych (1 listopada) oraz święta Bożego Narodzenia (25 i 26 grudnia).
Prawidłowe wyznaczanie terminu w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Zamawiający wyznacza terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ofert wstępnych oraz ofert, z uwzględnieniem złożoności i specyfiki przedmiotu zamówienia oraz czasu niezbędnego do ich przygotowania i złożenia, z tym że terminy te nie mogą być krótsze niż ustawowe terminy minimalne, o ile są one określone (art. 131 ust. 1 pzp). W pierwszej kolejności zamawiający jest zobowiązany w warunkach konkretnego postępowania uwzględnić w szczególności opis przedmiotu zamówienia i jego złożoność oraz rozmiar, a także czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty przez każdego z wykonawców, zapewniając tym samym realną oraz uczciwą konkurencję w postępowaniu. Jak słusznie zauważyła KIO w wyroku z 3 stycznia 2020 r. (KIO 2577/19), termin składania ofert powinien zostać wyznaczony w sposób indywidualny dla danego zamówienia i uwzględniać jego specyfikę i stopień złożoności, w tym obszerność dokumentacji postępowania. Należy jednak podkreślić, że zasadność zarzutu wykonawcy nie może się opierać
tylko na opinii o zbyt krótkim terminie na sporządzenie oferty. Odwołujący powinien wykazać obiektywne okoliczności, które mu uniemożliwiają złożenie oferty w terminie określonym przez zamawiającego. Zdaniem Izby w okolicznościach badanej sprawy wykonawca temu nie sprostał.
Wyrok KIO z 8 stycznia 2024 r. (KIO 3811/23, KIO 3813/23)
„Nie jest wystarczające wyznaczenie terminu składania ofert zgodnie z art. 138 ust. 1 pzp, gdyż zamawiający muszą też mieć na uwadze treść art. 131 pzp, czyli wyznaczać ww. termin z uwzględnieniem m.in. czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty oraz (…) potrzebnego na zapoznanie się z informacjami wynikającymi z przeprowadzenia wizji lokalnej. Zarówno zakres zamówienia obejmujący jednocześnie transmisję danych, głosu i obrazu z zapewnieniem mechanizmów bezpieczeństwa, dostarczenie urządzeń, zestawienie łączy, utrzymanie i zarządzanie infrastrukturą sieci niezbędną do świadczenia tych usług, jak też okres świąteczno-noworoczny i dopuszczenie wizji lokalnych w 273 lokalizacjach wymaga wyznaczenia terminu składania ofert z uwzględnieniem rzeczywistych potrzeb wykonawców, a nie tylko w zgodzie z art. 138 ust. 1 pzp. Ostatecznie więc wszczęcie postępowania nastąpiło pod koniec czwartego kwartału 2023 r., co w świetle zakresu zamówienia, wizji lokalnych, konieczności poddania się procedurom ww. organów i zbliżającego się terminu zakończenia obecnie realizowanej umowy należy ocenić jako działanie podjęte późno”.
Izba w związku z tym uznała, że konsekwencjami zbyt późnego działania zamawiającego nie mogą być obarczani wykonawcy. Z tego powodu uwzględniła odwołanie i nakazała zamawiającemu przedłużenie terminu składania ofert co najmniej do 15 lutego 2024 roku.
[…]
Magdalena Michałowska
prawnik; członek Grupy Ekspertów Zainteresowanych Stron ds. Zamówień Publicznych przy KE; ekspert ds. elektronizacji zamówień publicznych; doradca i wykładowca
