Artykuł pochodzi z wydania: Kwiecień 2025
Zamawiający, który wystawia referencje, może stanąć przed szeregiem pytań i trudności. Omawiając te kwestie, warto przeanalizować, jak wybrane sprawy rozstrzyga się na gruncie orzecznictwa.
Dokument referencji pełni istotną rolę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Potwierdza on spełnianie warunku udziału w postępowaniu, a w postępowaniach wieloetapowych służy również wykazaniu, że wykonawca spełnia kryteria selekcji dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Tym samym umożliwia wykonawcy ubieganie się o zamówienie w danym postępowaniu i realnie zwiększa szanse na jego uzyskanie. Niezbędne jest do tego potwierdzenie należytego wykonania dostaw, usług lub robót budowlanych, których charakterystykę wykonawca wskazuje zamawiającemu w oddzielnym wykazie. Wykaz to własne oświadczenie wykonawcy, które z reguły jest przygotowane według wzoru ustalonego przez zamawiającego. Referencje natomiast pochodzą od podmiotu zewnętrznego, na rzecz którego wykonane były ujawnione w wykazie umowy.
Wymagania dotyczące wykazu i referencji zostały ustalone w § 9 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (dalej: rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych). Zgodnie z tymi przepisami aby potwierdzić spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający może – w zależności od charakteru, znaczenia, przeznaczenia lub zakresu robót budowlanych, dostaw lub usług – żądać:
- wykazu robót budowlanych wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich pięciu lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których roboty te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te roboty budowlane zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego roboty budowlane zostały wykonane;
- wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich trzech miesięcy.
Jakkolwiek referencje nie są jedynym dokumentem potwierdzającym należyte wykonanie umowy, ustawodawca traktuje je jako dokument podstawowy.
Przywołane przepisy rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów wskazują czas wykonania umów referencyjnych oraz zakres przedmiotowy (treść dokumentu). W praktyce z kwestiami tymi związane są rozmaite problemy, które próbuje się rozwiązywać na gruncie orzecznictwa.
Zamówienia wykonane i będące w trakcie realizacji
Przede wszystkim należy podkreślić, że potwierdzenie należytego wykonania zamówienia dotyczy robót budowlanych, usług lub dostaw, które zostały wykonane. Wyjątkiem są dostawy lub usługi stanowiące „świadczenia powtarzające się”, w odniesieniu do których zamawiający może wystawić referencje, pomimo tego, że umowa zawarta z wykonawcą nie została zrealizowana w całości.
Pojęcie świadczeń powtarzających się zostało wprowadzone do przepisów w miejsce pojęcia świadczeń okresowych w związku z trudnościami, które rodziło ono w praktyce. Świadczenia powtarzające się są spełniane przez wykonawcę w pewnych, określonych odstępach czasowych, a ich podstawą prawną jest jeden stosunek prawny. Takimi świadczeniami są przykładowo dostawy artykułów żywnościowych, części zamiennych lub artykułów biurowych. Przykładem może być też umowa serwisowa, w której wykonawca zobowiązuje się do naprawy określonej maszyny, ilekroć się ona zepsuje, zaś zamawiający do uiszczania miesięcznego wynagrodzenia w stałej wysokości. Pojęcie świadczeń powtarzających się odpowiada zatem znanemu z prawa cywilnego pojęciu „świadczenia okresowe”. Chodzi tu zatem o czynności powtarzane cyklicznie, tj. powtarzające się w ściśle określonych, niekoniecznie jednakowych odstępach czasu, realizowane więcej niż jednokrotnie. Pojedyncze świadczenie ma wprawdzie charakter samoistny, jednak jest tylko jednym ze składników danego stosunku zobowiązaniowego. W tym przypadku czas wykonywania umowy ma znaczenie w kontekście rozmiaru świadczenia wykonawcy.
Z kolei świadczenie, które ma charakter ciągły, wymaga określonego zachowania wykonawcy przez pewien czas, a ponadto – ze względu na rodzaj zobowiązania – nie można go zrealizować jednorazowo. Co do zasady nie jest możliwe wyodrębnienie w jego ramach zachowań wykonawcy, które można by uznać za samoistne świadczenia albo części świadczenia. Cechą charakterystyczną takich świadczeń jest to, że w wielu przypadkach mogą one polegać nie tylko na czynnym świadczeniu wykonawcy. Przykładami są świadczenia wynajmującego lub wydzierżawiającego, udzielającego pożyczki, banku w umowie rachunku bankowego, a także podmiotów dostarczających wodę lub gaz.
Potwierdzenie należytego wykonania lub wykonywania zamówienia
Z treści prawidłowo wystawionej referencji powinno wynikać, że zamówienie wykonane przez podmiot proszący o wystawienie takiego dokumentu lub zamówienie, które jest w trakcie realizacji, zostało wykonane należycie. Nawet w sytuacji, gdy wykonawca proszący o referencje przedkłada zamawiającemu opis warunku udziału w postępowaniu, zamawiający, formułując referencję, nie musi odnosić się do niego bezpośrednio. Treść referencji nie musi potwierdzać spełniania warunku udziału w postępowaniu opisanego przez innego zamawiającego, gdyż nie taka jest rola tego dokumentu.
Referencje stanowią oświadczenie wiedzy ich wystawcy i odnoszą się do świadczenia zrealizowanego na jego rzecz. Istotny jest zatem zakres prac podany w wykazie, których jakość wykonania ma potwierdzić referencja, a nie sposób, w jaki zostały one opisane czy też nazwane w referencjach.
Wykonawca nie może zatem wymagać od zamawiającego, by treść wystawianych referencji była obszerniejsza, dostosowana do jego indywidualnych potrzeb wynikających np. z wymagań zawartych w dokumentacji postępowania, w którym dana referencja ma zostać złożona. Zamawiający może jednak takie dodatkowe informacje zamieścić dobrowolnie, wskazując wprost, że świadczenie, które wykonawca zrealizował, obejmowało dodatkowe czynności, np. że dostawa sprzętu obejmowała montaż, instalację, konfigurację, przeszkolenie albo że remont obejmował malowanie, wymianę podłóg, wymianę okien. Warto w tym miejscu przywołać jeden z wyroków Krajowej Izby Odwoławczej (dalej: KIO, Izba).
Wyrok KIO z 30 marca 2018 r. (KIO 497/18)
„Dokument referencji (lub jakikolwiek inny dokument potwierdzający należyte wykonanie robót budowlanych, usługi lub dostawy) nie służy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego potwierdzeniu spełniania przez wykonawcę warunku udziału w postępowaniu. Dokument referencji służy jedynie potwierdzeniu należytego wykonania zamówienia. Referencje nie są wystawiane na potrzeby konkretnego postępowania, mają charakter ogólny, nie można więc wymagać i egzekwować od wykonawcy, aby z ich treści wynikało spełnienie, konkretnego i zindywidualizowanego, na potrzeby danego postępowania warunku udziału. Referencje nie służą potwierdzeniu warunków udziału w postępowaniu, bowiem ten fakt potwierdza sam wykonawca w składanym oświadczeniu (wykazie), zaś referencje mają za zadanie potwierdzać jedynie, że usługi podane w wykazie zostały prawidłowo zrealizowane”.
Podobnie w wyroku z 17 sierpnia 2018 r. (KIO 1498/18) Izba wywiodła, że: „Referencje stanowią potwierdzenie należytego wykonania dostaw, usług lub robót budowlanych, których rodzaj, przedmiot, wartość, daty i miejsce wykonania wykonawca podaje w wykazie dostaw, usług lub robót budowlanych. Ponadto, zamawiający nie ma wpływu na treść sformułowań zawartych w referencjach, z uwagi na to, iż są one wystawiane przez podmiot trzeci”.
Przy przygotowaniu referencji warto uwzględnić, że przepisy nie wymagają, aby dokumenty składane w celu poświadczenia należytego wykonania lub wykonywania umowy, w tym również referencje, były przygotowane według określonego wzoru. Oznacza to m.in., że sformułowania „należycie wykonane” lub „należycie wykonywane” nie są bezwzględnie wymaganymi ani jedynymi możliwymi określeniami, które pozwalają na pozytywną ocenę doświadczenia wykonawcy. Zamawiający może posłużyć się innymi słowami, by ocenić jakość wykonania zobowiązania, w tym również odnieść się do zgodności z umową (jej prawidłowego, satysfakcjonującego zrealizowania itp.). Niemniej jednak – jak uznała Izba w wyroku z 31 stycznia 2025 r. (KIO 5020/24) – za wystarczające poświadczenie należytego wykonania lub wykonywania umowy nie może służyć samo stwierdzenie wykonania zadania referencyjnego, bez jakiejkolwiek pozytywnej oceny realizacji. Izba wywiodła, że taka informacja potwierdza jedynie oświadczenie wykonawcy złożone w odpowiednim wykazie, a do wykazania spełniania warunku dotyczącego odpowiedniego doświadczenia niezbędne jest załączenie do wykazu dowodów potwierdzających należyte wykonanie ujętych w nim zadań referencyjnych.
[…]
Magdalena Grabarczyk
radca prawny w spółce skarbu państwa i jednostce samorządu terytorialnego; od 2023 r. prowadzi indywidualną praktykę radcowską; wykładowczyni i autorka artykułów poświęconych zamówieniom publicznym; przez 14 lat była członkiem KIO, pełniła funkcję wiceprezesa i rzecznika prasowego KIO
