Artykuł pochodzi z wydania: Marzec 2025
Rodzaje dokumentów, sposób ich podpisywania, obieg w jednostce zamawiającego oraz archiwizacja – to kluczowe obszary, o które trzeba zadbać, określając zasady działania komisji przetargowej. Ważną rolę w tym procesie odgrywają narzędzia cyfrowe.
Artykuł 52 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) określa zakres kompetencji i odpowiedzialności kierownika zamawiającego, czyli osoby zarządzającej daną jednostką (art. 7 pkt 7 pzp). Z treści tego przepisu wynika, że kierownik zamawiającego jest odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia.
Delegowanie uprawnień kierownika zamawiającego
Kierownik zamawiającego może sam przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia, ale ma również możliwość przekazania swoich kompetencji innym osobom. Wynika to z art. 52 ust. 2 pzp, zgodnie z którym osoby inne niż kierownik zamawiającego odpowiadają za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. W takiej sytuacji to na pracowniku zamawiającego spoczywa odpowiedzialność za realizację zleconych zadań.
Co istotne powierzenie czynności, o których mowa w art. 52 ust. 2 zd. 2 pzp, musi mieć pisemną formę. Jak wskazuje w swoich orzeczeniach Główna Komisja Orzekająca w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych, powierzenie wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego musi mieć postać upoważnienia zindywidualizowanego (adresowanego do danego pracownika) z wymienieniem czynności związanych z przygotowaniem postępowania oraz czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
Ponadto zamawiający może też – w ramach dyspozycji art. 37 ust. 2 pzp – powierzyć wykonanie tych czynności własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej.
W tym miejscu warto podkreślić, że odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych bazuje na zasadzie winy. Oznacza to, że aby mogła zaistnieć odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, konieczne jest spełnienie następujących warunków: sprawca popełnia czyn ujęty w ustawowym katalogu czynów w dacie jego popełnienia, zachowanie sprawcy musi być zawinione oraz nie zachodzą negatywne przesłanki odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, że pzp nie powierza komisji przetargowej, jako ciału kolegialnemu, samodzielnej odpowiedzialności za decyzje i czynności, za które można pociągnąć do odpowiedzialności osoby wchodzące w skład komisji przetargowej na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: uondfp). Komisja przetargowa nie jest ani żadnym z organów, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1 uondfp, ani kierownikiem jednostki, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 uondfp. Zgodnie z przepisami art. 54 pzp to zespół pomocniczy kierownika zamawiającego powoływany do dokonywania pewnych czynności, wykonania pewnej pracy i przedstawiania wyników tej pracy kierownikowi zamawiającego, w tym np. propozycji związanych z przygotowaniem postępowania.
Przesłanki powołania komisji przetargowej
Kierownik zamawiającego, w świetle przepisów pzp, ma uprawnienie do powołania komisji przetargowej. Takie działanie może mieć charakter obligatoryjny lub fakultatywny. W związku z tym kierownik zamawiającego ma możliwość powołania komisji przetargowej w każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia, lecz – zgodnie z art. 53 ust. 1 pzp – jest to obowiązkowe, jeżeli wartość zamówienia jest równa progom unijnym lub przekracza je. Zasada ta odnosi się do wszystkich trybów udzielania zamówień, choć warto pamiętać o pewnych wyjątkach.
Z treści art. 53 ust. 1 pzp wynika, że komisja jest powoływana do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówień, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby kierownik zamawiającego rozszerzył jej obowiązki również na etap przygotowawczy. Może mieć ona charakter stały (dotyczy wówczas wszystkich lub niektórych postępowań) lub doraźny (jest powoływana do określonych postępowań). Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powołanym do zrealizowania określonych zadań w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, np. oceny ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oraz innych powierzonych czynności. Jej zadaniem jest zatem wyłącznie przygotowanie i przedstawienie kierownikowi zamawiającego propozycji rozwiązań w postępowaniu – w ustalonym zakresie. Mowa w szczególności o przedstawieniu wyników oceny ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia (art. 54 ust. 2 pzp). Ponadto wyniki oceny mają charakter rekomendacji – nie są wiążące dla kierownika zamawiającego, do którego należy ostateczna decyzja w odniesieniu do każdej propozycji komisji.
Kierownik zamawiającego może:
- podzielić pogląd komisji oraz podjąć decyzję zgodnie z jej rekomendacją,
- podjąć inną decyzję,
- odmówić przyjęcia propozycji przedstawionej przez komisję.
Przepisy pzp nie precyzują, w jakiej formie należy powołać komisję przetargową. Najczęściej powołanie komisji przyjmuje postać:
- decyzji,
- powołania,
- zarządzenia,
- uchwały.
W dokumencie powołującym komisję zamawiający powinien określić szczegółowo jej skład, charakter i zakres czynności (kompetencje).
Tryb pracy komisji
Z punktu widzenia komisji przetargowej kluczowe jest, aby kierownik zamawiającego w regulaminie pracy komisji przetargowej określił zasady jej działania (tryb prac) – w szczególności w zakresie:
- wyznaczania posiedzeń komisji i informowania o nich jej członków,
- zasad głosowania,
- protokołowania prac,
- prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (w tym zakresie należy mieć na względzie regulację art. 78 pzp dotyczącą przechowywania protokołu postępowania wraz z załącznikami),
- uregulowań dotyczących udziału w pracach komisji osób spoza jej składu.
Komisja podejmuje decyzje w drodze porozumienia, głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen członków komisji. W przypadku rozbieżności stanowisk decyzję może podjąć kierownik zamawiającego lub jego pełnomocnik – po zapoznaniu się z dokumentacją postępowania i opiniami osób zaangażowanych w procedurę udzielania zamówienia publicznego. Efektem pracy komisji (realizacji zadań oraz podjętych decyzji) są stosowne pisma lub ich projekty, notatki, protokoły i inne dokumenty składające się na dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Warto podkreślić, że komisja może wykonywać powierzone jej czynności, wykorzystując narzędzia elektroniczne. Przykładowo posiedzenia mogą odbywać się online – w formie konferencji wideo z komunikacją w czasie rzeczywistym, w trakcie której członkowie komisji mają możliwość udostępniania analizowanych treści. Ponadto komisja może uzgadniać dokumenty postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej, w systemie do elektronicznego obiegu/zarządzania dokumentami lub za pomocą komercyjnej platformy zakupowej.
[…]
Agnieszka Szulakowska
praktyk, kierownik WZPiFZ w Urzędzie Miejskim w Wejherowie; członek zarządu OSKZP
