Artykuł pochodzi z wydania: Wrzesień 2019
Wykorzystywanie DSZ wpisuje się w ogólną tendencję do zmniejszania obciążeń administracyjnych związanych z ubieganiem się przez wykonawców o zamówienia publiczne.
Dział III ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych zawiera w swej treści przepisy szczególne związane z procesem kontraktowania zamówień publicznych, regulując w poszczególnych rozdziałach materię związaną m.in. ze sposobem zawierania umów ramowych czy przeprowadzaniem konkursów. Wśród przepisów tego działu pzp uregulowana została również niemal zapomniana obecnie w naszym kraju procedura dynamicznego systemu zakupów (dalej: DSZ). Dynamiczny system zakupów został wprowadzony do polskiego porządku prawnego ustawą z dnia 7 kwietnia 2006 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w celu implementacji przepisów dyrektyw unijnych 2004/17 oraz 2004/18. Należy zauważyć, że mimo istnienia tej procedury od dobrych 13 lat w naszym systemie jednostki zamawiające bardzo rzadko decydują się na skorzystanie z jej dobrodziejstw. Analiza sprawozdań z funkcjonowania systemu zamówień publicznych publikowanych co roku przez Urząd Zamówień Publicznych2 wskazuje na marginalne korzystanie z DSZ przez zamawiających.
Do podobnych wniosków prowadzi przejrzenie archiwów ogłoszeń wysyłanych do publikacji przez polskich zamawiających w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: w okresie 2007–2019 r. w Polsce zostało opublikowanych jedynie 14 ogłoszeń ustanawiających dynamiczny system zakupów. Dla porównania u naszych południowych sąsiadów w Słowacji w ciągu ostatnich 3 lat przesłano do publikacji ponad 50 ogłoszeń ustanawiających dynamiczne systemy zakupowe, a zgodnie z informacjami publikowanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Republiki Czeskiej w Czechach w 2017 r. ustanowiono 34 DSZ, zaś w 2018 r. – aż 49.
Bariery i trudności
Spadkowa tendencja korzystania z DSZ w Polsce przypuszczalnie spowodowana jest kilkoma czynnikami:
- komunikacja w ramach DSZ może być prowadzona wyłącznie drogą elektroniczną;
- DSZ ustanawiany jest na długi czas – krótki okres jego obowiązywania wyklucza sensowność jego ustanowienia;
- brak propagowania tego sposobu pozyskiwania wykonawców zamówień publicznych i korzyści z jego stosowania;
- brak znajomości procedury i związana z tym obawa przed popełnieniem błędu – tzw. bariera psychologiczna.
Mając powyższe na uwadze, warto podjąć temat i rozpocząć szeroką dyskusję o zaletach korzystania z DSZ, aby zainteresować tym narzędziem jednostki zamawiające. Pozostaje mieć nadzieję, że zamawiający przychylniejszym okiem spojrzą na procedurę DSZ, choćby ze względu na fakt, że od ponad 9 miesięcy mają już praktykę, a co za tym idzie – liczne doświadczenia związane z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wydaje się, że najbliższa przyszłość pozwoli na swoiste „odczarowanie” tej procedury wyboru wykonawców.
Zalety stosowania systemu
Należy zauważyć, że wykorzystywanie DSZ wpisuje się w ogólną tendencję do zmniejszania obciążeń administracyjnych związanych z ubieganiem się przez wykonawców o zamówienia publiczne. Mając na uwadze fakt, że sam proces składania wniosków o dopuszczenie do udziału w DSZ oraz związane z tym procesem czynności, polegające na weryfikacji spełniania przez wykonawców kryteriów kwalifikacji postawionych przez zamawiającego w ogłoszeniu, odbywają się co do zasady tylko raz, łatwo można dostrzec znaczne uproszczenie postępowania, a przy tym obniżenie ryzyka popełnienia błędu podczas wykonywania tych czynności przez zamawiającego. Odpowiada to wyraźnie wytycznym zawartym w motywie 63 preambuły do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, gdzie wskazano, że „każdy wykonawca, który złoży wniosek o dopuszczenie do udziału i który spełnia kryteria kwalifikacji, powinien mieć możliwość udziału w postępowaniach o udzielanie zamówień prowadzonych na podstawie dynamicznego systemu zakupów w okresie jego ważności. Ten sposób dokonywania zakupów umożliwia instytucji zamawiającej korzystanie ze szczególnie szerokiej gamy ofert, a co za tym idzie, zapewnia optymalne wykorzystanie środków publicznych dzięki szerokiej konkurencji w odniesieniu do powszechnie używanych lub gotowych produktów, robót budowlanych lub usług, które są ogólnie dostępne na rynku”.
Uproszczenie i zmniejszenie biurokracji związanej z procesem pozyskiwania ofert od wykonawców jest tutaj widoczne gołym okiem.
Z pewnością po stronie zalet DSZ należy również wymienić możliwość wyraźnej oszczędności czasu w przypadku zamówień, które muszą lub mogą być realizowane w częściach w zależności od potrzeb danego zamawiającego. Zamawiający w takim wypadku nie jest zmuszony udzielać dużych zamówień, co do których nie ma pewności i nie znając harmonogramu, wg jakiego powinny być one realizowane (np. dostawy artykułów biurowych), ani rzeczywistej ilości, jaką będzie potrzebował zamówić w ramach umowy. Bywa, że udzielanie dużych zamówień wiąże się z koniecznością prowadzenia długotrwałego postępowania, nierzadko „urozmaiconego” korzystaniem przez wykonawców ze środków ochrony prawnej, co dodatkowo wydłuża ten proces i często skutkuje brakiem możliwości reagowania na bieżące potrzeby jednostki zamawiającej.
Wykorzystanie DSZ daje zamawiającemu możliwość podziału większych zamówień na mniejsze części, w zależności od jego bieżących potrzeb, co często przekładać się będzie nie tylko na zwiększenie szybkości dostawy zamawianych produktów lub wykonania usług objętych zamówieniem, ale również na poprawę ich jakości. Nie bez znaczenia wydaje się także możliwość powstania oszczędności przy kontraktowaniu takich zamówień.
Zamawiający, prowadząc postępowanie, którego celem jest udzielenie zamówienia np. na okresowe (częściowe) dostawy jakichś towarów w okresie 2–3 lat, zmuszony jest liczyć się z tym, że wykonawcy, kalkulując cenę oferty, uwzględniać będą w składanych ofertach wszelkiego rodzaju ryzyka związane np. ze wzrostem cen dostarczanych towarów, z rosnącymi kosztami pracy, wahaniami kursów walut, wzrostem cen materiałów, podatków itp. W efekcie zamawiający otrzyma oferty, które będą zawierać wyższe ceny jednostkowe tych towarów, niż by to wynikało z aktualnej (na dzień złożenia ofert) ich wartości na rynku. W przypadku korzystania z szybkiego procesu pozyskania ofert, jaki jest możliwy dzięki DSZ, zamawiający może z relatywnie niedużym wyprzedzeniem określić wolumen niezbędnych towarów i wystąpić w ramach prowadzonego DSZ o oferty do wykonawców. Ci zaś, przy zachowaniu pełnej konkurencji, złożą mu oferty z cenami wynikającymi z aktualnej wartości danych towarów lub usług na rynku, często też uwzględniając istniejące na moment złożenia tych ofert upusty czy promocje. Należy zwrócić uwagę, że racjonalny zamawiający może z powodzeniem korzystać z tego sposobu pozyskiwania ofert właśnie w tych okresach roku kalendarzowego, gdy dane produkty są tańsze, a ich dostępność większa. Dodatkowo DSZ przewiduje możliwość korzystania z katalogów elektronicznych, jako sposobu składania ofert przez wykonawców, a rozwiązanie to dodatkowo upraszcza cały proces udzielania zamówień.
Za atrakcyjnością DSZ przemawia również fakt, że w okresie trwania systemu ma on charakter otwarty i w żaden sposób nie ogranicza wykonawcom możliwości przystąpienia do niego, oczywiście po złożeniu wniosku o dopuszczenie oraz po weryfikacji w zakresie kryteriów kwalifikacji. Ma to niebagatelne znaczenie nie tylko dla zwiększenia przejrzystości całego procesu, ale przede wszystkim dla zwiększenia konkurencyjności, co znajdzie przełożenie na większą atrakcyjność składanych w toku postępowania ofert.
W ocenie autora korzystanie z DSZ (lub choćby rozważenie korzystania z tego narzędzia) powinno cechować każdego zamawiającego pragnącego prowadzić racjonalną politykę zakupową.
[…]
Adam Wiktorowski
prawnik, ekspert ds. zamówień publicznych; praktyk posiadający wieloletnie doświadczenie w procesie udzielania zamówień publicznych finansowanych ze środków UE
