Obowiązek sprawozdawczości od strony podmiotowej ma charakter bardzo szeroki, gdyż dotyczy wszystkich zamawiających udzielających zamówień publicznych w roku 2022. Nie ma więc znaczenia, ile zamówień zostało udzielonych. Wyjątek stanowią zamawiający, którzy nie udzielili w roku objętym sprawozdaniem żadnego zamówienia.
Sprawozdanie powinno obejmować okres roku kalendarzowego – bez względu na obowiązujący u zamawiającego okres obrachunkowy – tj. od 1 stycznia do 31 grudnia roku sprawozdawczego. Pamiętajmy, że w sprawozdaniu jesteśmy zobowiązani podać informację na temat całkowitej wartości umów zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku gdy umowy nie zostały jeszcze w całości wykonane i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na jakie zostały zawarte. W sytuacji umów zawartych na czas nieoznaczony za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia.
Jeżeli zamawiający zawarł umowę ramową, w sprawozdaniu należy podać jej wartość. Ponadto zamówienia ujęte w jednej sekcji dokumentu mogą znaleźć się również w innych. Ze sporządzeniem tego dokumentu mogą mieć trudności zamawiający, którzy: a) posiadają złożoną wewnętrzną strukturę organizacyjną; b) powierzyli przygotowanie i przeprowadzenie oraz udzielenie zamówienia pełnomocnikowi; c) powierzyli udzielanie zamówienia publicznego centralnemu zamawiającemu; d) wspólnie z innymi zamawiającymi udzielali zamówień publicznych lub e) udzielali zamówień publicznych w ramach grupy kapitałowej. Należy jednak pamiętać, że ustawodawca w art. 82 ust. 3 pzp dopuścił możliwość skorygowania przez zamawiającego sprawozdania poprzez zmianę danych, dodanie nowych lub ich usunięcie, jeżeli stwierdzi on, że informacje zawarte w złożonym dokumencie są nieaktualne lub niepoprawne.
