Artykuł pochodzi z wydania: Listopad 2022
Nieubłaganie zbliża się czas, w którym zamawiający będą zobowiązani po raz kolejny do przygotowania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Po raz drugi obowiązek ten realizowany będzie w zakresie wynikającym z rozporządzenia wykonawczego wydanego na podstawie art. 82 ust. 4 pzp.
Obowiązek sprawozdawczy w zakresie udzielonych zamówień wynika z art. 82 pzp. Zgodnie z przepisami tego artykułu, sformułowanymi w dwóch pierwszych jego ustępach, zamawiający zobowiązany jest sporządzić roczne sprawozdanie o udzielonych w danym roku kalendarzowym zamówieniach (dalej: roczne sprawozdanie) oraz przekazać je Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca roku kalendarzowego następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Obowiązek ten bezwzględnie obejmuje wszystkich zamawiających, czyli zamawiających publicznych, zamawiających sektorowych, zamawiających subsydiowanych oraz zamawiających udzielających zamówień w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa. Od bieżącego roku obowiązek ten jest realizowany za pośrednictwem platformy e-Zamówienia. Od tego też roku zakres informacji, które trzeba podać w rocznym sprawozdaniu, precyzuje nowe rozporządzenie wykonawcze – wydane na podstawie delegacji ustawowej rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z 20 grudnia 2021 roku w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (DzU z 2021 r., poz. 2463; dalej: rozporządzenie, rozporządzenie wykonawcze).
Chociaż nowe rozporządzenie nie zmieniło znacząco utartych zasad sporządzania rocznego sprawozdania, jak i zakresu informacji w nim zawieranych, z lektury pytań i odpowiedzi zamieszczonych na stronie Urzędu Zamówień Publicznych1 można wysnuć wniosek, że prawidłowe przygotowanie sprawozdania nadal stanowi problem i rodzi różne wątpliwości. Z tego względu w przededniu nowego okresu sprawozdawczego, obejmującego zamówienia udzielone w bieżącym roku, warto przypomnieć – wynikające z aktualnego rozporządzenia wykonawczego – zasady przygotowania rocznego sprawozdania.
Tylko zamówienia udzielone…
Na wstępie należy zaznaczyć, że nie jest to sprawozdanie finansowe, w którym wykazuje się wszelkie wydatki lub koszty związane z działalnością lub funkcjonowaniem zamawiającego. Nowe rozporządzenie nie rewolucjonizuje tej – wydawać by się mogło – oczywistości.
W rocznym sprawozdaniu należy zatem ująć jedynie informacje dotyczące zamówień udzielonych. Zważywszy, że w myśl art. 7 pkt 25 i 32 pzp:
- zamówienie to umowa odpłatna, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług. Jak wynika z treści art. 432 – umowa wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności [bądź zrównoważonej w skutkach z formą pisemną formy elektronicznej – przyp. autora],
- udzielenie zamówienia to zawarcie umowy w rozumieniu wskazanym wyżej
– roczne sprawozdanie to niewątpliwie sprawozdanie z umów mieszczących się w zakresie pojęciowym zamówienia, zawartych w określonej formie, w roku poprzedzającym rok, w którym przygotowuje się sprawozdanie. Wobec tego:
- umowy lub wydatki, które nie mieszczą się w pojęciu „zamówienie”, nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu;
- umowy zawarte na okres dłuższy niż okres roku, którego dotyczy roczne sprawozdanie, ujmuje się jedynie w sprawozdaniu za rok, w którym umowa była zawarta (decyduje data zawarcia umowy).
W tym kontekście nie można jednak zapomnieć, że wynikający z pzp obowiązek formy pisemnej dotyczy wyłącznie zamówień udzielonych w rygorze tej ustawy. Tymczasem sprawozdawczością objęte są również zamówienia udzielane poza regułami narzuconymi przez pzp i wyłączane z tych reguł na mocy przepisów art. 9–14 pzp. Udzielanie tych zamówień, o ile odrębne przepisy nie narzucają określonej postaci, może przybrać każdą formę dozwoloną i funkcjonującą w obrocie gospodarczym. Mogą być to zatem umowy zawarte w formie dokumentowej bądź pisemnej, a nawet umowy ustne. Takimi umowami (w znaczeniu: zamówieniami) będą też zakupy dokonywane przez zamawiających w różnego typu sklepach, w tym internetowych. Z tego powodu traktowanie samej formy zawarcia umowy jako elementu przyporządkowującego daną umowę do pojęcia „zamówienie”, a co za tym idzie, determinującego obowiązek sprawozdawczy, jest podstawowym błędem zamawiających.
Zakres merytoryczny sprawozdania – uwagi ogólne
Zgodnie z rozporządzeniem i ustanowionym nim wzorem rocznego sprawozdania jego zakres merytoryczny został podzielony na dziewięć części o różnym zbiorze informacji – w podstawowym wymiarze zależnym de facto od typu zamówienia (klasyczne sektorowe, w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa), wartości zamówienia oraz przepisów właściwych dla jego udzielenia. Przygotowując się do rocznego sprawozdania, warto mieć zatem na uwadze istotną różnicę pomiędzy informacjami, które należy ujawnić w zakresie tzw. zamówień krajowych, tj. zamówień o wartości równej 130 000 zł netto bądź wyższej od tej kwoty, ale jednocześnie niższej od równowartości 215 000 euro (957 524,00 zł netto), a informacjami wymaganymi podania odnoszącymi się do tzw. zamówień unijnych (zamówień o wartości równej 957 524 zł netto bądź wyższej). Warto pamiętać, że w przypadku zamówień krajowych, których dotyczy część II rocznego sprawozdania, ujawniane informacje ograniczają się tylko do podania – w podziale na roboty budowlane, dostawy, usługi – łącznej liczby i łącznej wartości netto zamówień udzielonych w ustanowionych dla zamówień krajowych trybach (w przypadku trybu podstawowego w każdym wariancie: bez negocjacji, z fakultatywnymi negocjacjami oraz negocjacjami obowiązkowymi). Tymczasem zakres informacji o udzielonych zamówieniach unijnych (część III rocznego sprawozdania) obejmuje już szczegóły dotyczące:
- numeru ogłoszenia o wyniku postępowania (udzieleniu zamówienia), a w przypadku postępowania, w którym przedmiot zamówienia podzielono na części (zadania, pakiety itp.), zawarcia kilku odrębnych umów i publikacji oddzielnych ogłoszeń, numerów ogłoszeń o udzieleniu zamówień publikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej – ważne, aby numer ogłoszenia podać również w sytuacji, gdy umowa została zawarta w roku objętym sprawozdaniem, lecz publikacja ogłoszenia nastąpiła po upływie tego roku;
- rodzaju zamówienia (usługa, dostawa, robota budowlana);
- przedmiotu zamówienia – informacje podawane poprzez wskazanie kodów CPV określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień
- trybu udzielenia zamówienia;
- kraju pochodzenia wykonawcy, którego oferta została wybrana (wykonawców, których oferty zostały wybrane przy podziale w postępowaniu zamówienia na części) – informacje podawane poprzez wskazanie dwuliterowego kodu nazwy kraju, w którym znajduje się siedziba lub miejsce zamieszkania wykonawcy/wykonawców;
- wartości netto zawartej umowy (przy podziale zamówienia na części i zawarcia odrębnych umów – wartości tych umów);
- liczby części, w których zamówienia udzielono (dotyczy tylko sytuacji, w której podzielono zamówienie na części);
- liczby złożonych ofert, liczby ofert złożonych przez wykonawców z sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorców oraz liczbę ofert odrzuconych – w zakresie tych informacji istotne jest to, że w przypadku podziału zamówienia na części należy podać łączną liczbę ofert częściowych, z pominięciem ofert złożonych po upływie terminu składania ofert (uwzględnia się też oferty wariantowe, ostateczne, dodatkowe);
- informacji, czy zamówienia udzielono wykonawcy z sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorców.
Przygotowując roczne sprawozdania, nie można zapomnieć, że dane i informacje dotyczące zamówień unijnych trzeba każdorazowo podać w odniesieniu i z podziałem na zamówienia klasyczne, sektorowe oraz zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Pewnym ułatwieniem przy wypełnianiu formularza rocznego sprawozdania jest możliwość wyboru z listy zaimplementowanej w elektronicznym formularzu sprawozdania dostępnym na platformie e-Zamówienia takich danych jak: kod CPV, tryb udzielenia zamówienia, kraj pochodzenia wykonawcy czy rodzaj wykonawcy.
W kontekście prawidłowego przygotowania rocznego sprawozdania dość często pojawia się pytanie o sposób wykazania udzielonych zamówień na usługi społeczne i inne szczególne, o których mowa w art. 359 i art. 392 ust. 1 pzp. Usługi te mogą stanowić przedmiot zarówno zamówień krajowych, jak i unijnych. W tym zakresie w aktualnym rozporządzeniu wykonawczym – w odróżnieniu od rozporządzenia z 2016 roku – wyraźnie zaznaczono, że informacje dotyczące zamówień na usługi społeczne i inne szczególne, bez względu na zastosowany próg wartości zamówienia (krajowy, unijny), ujmuje się jedynie w części V rocznego sprawozdania, która poświęcona jest temu rodzajowi zamówień.
[…]
Matylda Grzybowska
prawnik, specjalizuje się w prawie zamówień publicznych; członek OSKZP, dyrektor Biura Zamówień Publicznych w Polskim Radiu S.A.
