Rozwiązanie usprawniające digitalizację zasobów

Adwertorial

Jednostki, które chcą zapewnić elastyczność, bezpieczeństwo oraz lepszą wydajność pracy osób chcących zdigitalizować zasoby lub systematycznie skanujących dokumenty potrzebne w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powinny zadbać o wdrożenie rozwiązań technologicznych dostosowanych do specyfiki tych czynności.

Proces digitalizacji w firmach znacznie przyspieszył w wyniku rosnącej popularności pracy zdalnej i hybrydowej, w której kluczowe znaczenie ma sprawny obieg dokumentów i materiałów. Pracownicy powinni mieć dostęp do zasobów jednostki z dowolnej lokalizacji, aby móc zapewnić ciągłość prowadzonych czynności. Również w czasie powrotu do tradycyjnego modelu pracy stacjonarnej ważne staje się zadbanie o odpowiednie wyposażenie technologiczne zapewniające komfortową i wydajną pracę wszystkim pracownikom.

Minusy uniwersalnych rozwiązań

Należy zauważyć, że w większości biur nadal stawia się na uniwersalne urządzenia, które łączą w sobie funkcję drukarki, kopiarki, faksu czy skanera. Warto mieć jednak świadomość, że nie w każdej jednostce sprawdzą się tego typu rozwiązania. Gdy w biurze jest jedno wielofunkcyjne urządzenie, może pojawić się problem kolejek – jedna osoba chciałaby odebrać wydruk, druga skopiować kilka stron, a trzecia zeskanować plik dokumentów. Ma to negatywny wpływ na płynność pracy, a w konsekwencji prowadzi do marnowania jednego z ważniejszych zasobów – czasu, który mógłby być poświęcony na realizację kluczowych zadań. Dobrym wyjściem z sytuacji jest zastosowanie kompaktowych urządzeń, których działanie skupia się na jednej konkretnej funkcji. Wdrażając nabiurkowe narzędzia do drukowania, kopiowania lub skanowania, organizacja zapewnia ich większą dostępność dla pracowników.

Jedna funkcja, wiele możliwości

W dobie powszechnego powrotu do biur warto zastanowić się nad zaletami posiadania stacjonarnego urządzenia przeznaczonego wyłącznie do skanowania. Zaletą takiego rozwiązania jest większa żywotność rolek, a w konsekwencji – znaczne zmniejszenie przestojów w pracy oraz kosztów eksploatacyjnych. Dodatkowo kompaktowe wysokowydajne urządzenia do skanowania biurkowego, takie jak skanery Brother z serii ADS4 (ADS-4100, ADS-4300N, ADS-4500W, ADS-4700W, ADS-4900W), pozwalają na przetwarzanie wsadu mieszanych arkuszy, dzięki czemu pracownicy mogą umieścić w pojemniku kartki w różnym rozmiarze i zaoszczędzić czas spędzony przy urządzeniu. Skanery z tej serii umożliwiają użytkownikom dokładne i wysokonakładowe skanowanie oraz zaawansowane przetwarzanie materiałów. Dodatkowo liczne opcje optymalizowania dokumentów i inteligentnego obiegu plików ułatwiają współpracę zaangażowanych w ten proces osób, bez względu na ich lokalizację. Urządzenia zostały też wyposażone w czujnik ultradźwiękowy zapewniający ochronę sklejonych arkuszy.

Prostota i usprawnienie pracy

Warto podkreślić, że te nowo wprowadzone do portfolio Brother skanery biurkowe zostały stworzone z myślą o prostocie użytkowania. Są wyposażone w interfejsy USB 3.0 i host USB, które zapewniają możliwość bezpiecznego skanowania dokumentów bez konieczności włączania komputera. W modelach z tej serii zainstalowano oprogramowanie ScanEssentials, które pozwala na łatwe skanowanie oraz bezpieczne zapisywanie dokumentów, a tym samym zwiększenie poziomu cyberochrony. Dodatkowo funkcja metadanych umożliwia odczytywanie kodów kreskowych lub określonych ciągów tekstu, co ułatwia segregowanie dokumentów i nadawanie im nazw.

W czasie zauważalnego wzrostu kosztów funkcjonowania organizacji niezmiernie istotne stają się optymalizacja wszystkich procesów i usprawnienie pracy. Oszczędność czasu poświęcanego na wykonywanie czynności typowo administracyjnych pozwala spożytkować go w bardziej pożyteczny sposób i skupić się na kwestiach merytorycznych.