Artykuł pochodzi z wydania: Maj 2024
Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego. W artykule omawiamy praktyczne zagadnienia związane z tym tematem – kiedy należy ją powołać, kto wchodzi w jej skład, jaka jest jej odpowiedzialność.
Co do zasady za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego odpowiada kierownik zamawiającego (w myśl art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych; dalej: pzp). Ustawodawca jednoznacznie określa, kto jest kierownikiem zamawiającego. Zgodnie z art. 7 pkt 7 pzp jest nim osoba lub organ, który zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową jest uprawniony do zarządzania zamawiającym, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez zamawiającego. W przypadku braku uregulowań wewnętrznych kształtujących w sposób odmienny odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania ciąży ona w pełni na kierowniku zamawiającego. Funkcja kierownika zamawiającego jest istotna w kontekście przepisów związanych z odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych odpowiedzialności tej podlegają kierownicy jednostek sektora finansów publicznych, czyli kierownicy zamawiających. Niemniej w przypadku rozbudowanych organizacji niejednokrotnie kierownik zamawiającego korzysta z uprawnienia wynikającego z art. 52 ust. 2 pzp, w myśl którego osoby inne niż kierownik zamawiającego odpowiadają za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Kierownik zamawiającego może powierzyć pracownikom zamawiającego, w formie pisemnej, wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności (zob. rys. 1). Trudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której w ramach rozbudowanych struktur organizacyjnych będzie on w pełni odpowiadał za sferę związaną z zamówieniami publicznymi.
Przywołany przepis pozwala praktycznie w całości przenieść odpowiedzialność z kierownika zamawiającego na inną wskazaną przez niego osobę. Ważne jest, aby odbyło się to w formie pisemnej, w której zostanie imiennie wskazana osoba oraz określony zakres jej odpowiedzialności. Brak tych podstawowych elementów skutkuje tym, że takie przeniesienie jest bezskuteczne.
Formalnoprawne podstawy funkcjonowania komisji przetargowej
Zgodnie z art. 54 ust. 1 pzp komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz do dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego, czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania. Z kolei zgodnie z art. 54 ust. 2 pzp komisja przetargowa w szczególności przedstawia kierownikowi zamawiającego wyniki oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia. W myśl obowiązujących przepisów rola i odpowiedzialność komisji przetargowej jest znacząco ograniczona.
Wbrew wielu opiniom komisja przetargowa w żaden sposób nie ogranicza odpowiedzialności kierownika zamawiającego lub innej osoby działającej w jego imieniu. Jak wskazała Główna Komisja Orzekająca w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych w orzeczeniu z 21 października 2019 r. (BDF1.4800.23.2019), „z powołanych przepisów ustawy pzp wynika, że komisja przetargowa, będąc organem pomocniczym kierownika, nie ma uprawnień do dokonywania czynności prawnych, a jedynie faktycznych. Rola komisji jest ograniczona wyłącznie do badania i oceny ofert, badania dokumentów i analizy ich treści, opiniowania oraz przygotowywania dokumentów. Komisja przedstawia również propozycje: wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty, a także wystąpienie z wnioskiem o unieważnienie postępowania (komentarz do ustawy Prawo zamówień publicznych Skubiszak-Kalinowska Irena, Wiktorowska Ewa, rok 2018)”.
Mimo że orzeczenie zapadło na kanwie nieobowiązujących już przepisów, to przywołana teza zachowuje swoją aktualność w obecnym stanie prawnym. Podobnie wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza:
Wyrok KIO z 5 grudnia 2012 r. (KIO 2577/12)
„Należy (…) zwrócić uwagę, że komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego (art. 20 ustawy Prawo zamówień publicznych), zatem jej działania nie są samodzielne, a jedynie przedstawia ona propozycje, które są akceptowane (lub nie) przez kierownika zamawiającego i to decyzje kierownika zamawiającego są uznawane za decyzje zamawiającego – tak też w niniejszym postępowaniu decyzja o wyborze oferty najkorzystniejszej ostatecznie została podjęta przez kierownika zamawiającego, a nie komisję przetargową”.
Praktyczne zaangażowanie komisji przetargowej w postępowaniu
Rola, jaką komisja przetargowa będzie pełniła w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zależy również w dużej mierze od regulacji wewnętrznych wprowadzonych przez kierownika zamawiającego. Ograniczenie się jedynie do zakresu wynikającego z pzp może być w skrajnych przypadkach szkodliwe dla przebiegu postępowania. Trudno bowiem sobie wyobrazić sytuację, w której rola komisji przetargowej ogranicza się jedynie do oceny ofert. W ujęciu praktycznym powinna ona być powoływana już na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Członkowie komisji przetargowej powinni aktywnie uczestniczyć w procesie sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia, ustaleniu wartości zamówienia, a także opracowaniu treści specyfikacji warunków zamówienia (dalej: SWZ). Zaangażowanie komisji przetargowej na etapie przygotowania postępowania gwarantuje jej prawidłowe działanie na etapie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zaangażowanie komisji przetargowej jedynie do oceny ofert będzie znacząco marginalizowało jej rolę.
Należy mieć przy tym świadomość, że zaangażowanie komisji przetargowej w całym procesie udzielania zamówień publicznych (z wyłączeniem planowania zamówień publicznych) powoduje, iż jej skład musi mieć charakter interdyscyplinarny. W związku z tym do składu komisji przetargowej powinny być powoływane osoby posiadające odpowiednie kompetencje i stanowiące wartość dodaną na określonym etapie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Nie oznacza to bynajmniej, że każdy członek komisji przetargowej musi być równie intensywnie angażowany w jej prace na każdym etapie przygotowania i przeprowadzenia postępowania.
Kiedy powołać komisję przetargową?
W myśl obowiązujących przepisów komisja przetargowa musi być każdorazowo powoływana w przypadku postępowania, którego wartość jest równa progom unijnym lub je przekracza. Zasada ta nie dotyczy niektórych rodzajów zamówienia z wolnej ręki i konkursów. W przypadku postępowań, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, powołanie komisji przetargowej ma charakter fakultatywny. Zgodnie z art. 53 ust. 3 pzp komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań. Należy się zatem zastanowić, który model pracy komisji przetargowej należy wybrać. Na tak postawione pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, jednakże zdaniem autora artykułu komisja przetargowa powinna być powoływana do każdego postępowania indywidualnie.
Warto bowiem wziąć pod uwagę fakt, że każde postępowanie cechuje się inną specyfiką w zakresie przedmiotu zamówienia, dlatego każdorazowo dla prawidłowego funkcjonowania komisji przetargowej potrzebne będą inne kompetencje. Jej stały charakter może sprawdzić się jedynie w przypadku małych zamawiających, którzy nie przeprowadzają wielu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego albo prowadzone przez nich postępowania mają charakter jednorodny.
Jak już wspomniano wcześniej, prawidłowość funkcjonowania komisji przetargowej wymaga zaangażowania w jej pracę osób o różnych kompetencjach. Przede wszystkim do składu komisji przetargowej powinny być powoływane osoby posiadające wiedzę i doświadczenie w zakresie przedmiotu zamówienia objętego danym postępowaniem. W pracy komisji będzie wykorzystywana ich wiedza merytoryczna. Ich rola będzie szczególnie ważna w zakresie sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia, ustalenia wartości zamówienia, udzielania wyjaśnień w zakresie wątpliwości zgłaszanych do OPZ czy też weryfikacji prawidłowości przedmiotowych środków dowodowych. Bez znaczenia pozostaje fakt, czy opis przedmiotu zamówienia jest sporządzany bezpośrednio przez zamawiającego, czy też robi to podmiot na zlecenie zamawiającego. W przypadku zamówień publicznych na roboty budowlane najczęściej OPZ w postaci dokumentacji projektowej lub programu funkcjonalno-użytkowego sporządzają osoby z odpowiednimi uprawieniami projektowymi. Nie zmienia to jednak faktu, że ze strony zamawiającego konieczne jest zaangażowanie osób potrafiących zweryfikować jego prawidłowość.
Drugi obszar kompetencji, jaki powinien reprezentować któryś z członków komisji, to zamówienia publiczne. Nie jest możliwe prawidłowe funkcjonowanie komisji przetargowej bez specjalistów w tym zakresie. Osoby te będą czuwały nad prawidłowością przygotowania i przeprowadzenia postępowania w ramach zgodności z pzp. Jednakże w ocenie autora zaangażowanie tych osób powinno znacząco wykraczać poza procedury wynikające wprost z tej ustawy.
[…]
Michał Zastrzeżyński
pierwszy zastępca Prezydenta Miasta Sosnowca, odpowiedzialny m.in. za proces udzielania zamówień publicznych
