Artykuł pochodzi z wydania: Luty 2025
W obszarze zamówień publicznych przełom roku to okres bardzo intensywnej pracy. Po pierwsze pojawia się presja związana z udzieleniem tych zamówień, które zapewniają ciągłość działania zamawiającego. Po drugie na początku nowego roku trwają prace nad sprawozdaniem o udzielonych zamówieniach, a po trzecie – to czas, w którym trzeba sporządzić plan postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
Prawidłowe sporządzenie planu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wymaga odpowiedzialnego podejścia do tego procesu. Kluczowe w tym kontekście jest postrzeganie zamówienia publicznego – nie jako procesu, który ogranicza się do wszczęcia i rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Taka perspektywa może skutkować wieloma problemami na etapie jego realizacji. Ryzyko to jest szczególnie uciążliwe w przypadku postępowań na roboty budowlane. Zamówienie publiczne należy postrzegać jako szeroki proces – rozpoczynający się od planowania, a następnie wymagający odpowiedniego przygotowania i przeprowadzenia, aż do finalnej realizacji. Tylko takie podejście może dać rezultat w postaci prawidłowo wykonanego zamówienia publicznego. Początkiem procesu udzielenia zamówienia publicznego jest zatem jego zaplanowanie.
Podstawa prawna
Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 pzp, oraz ich związki sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym. Dzieje się to nie później niż w terminie 30 dni od daty przyjęcia przez uprawniony organ budżetu lub planu finansowego. Ustawodawca jednoznacznie określa, jaki krąg zamawiających zobowiązany jest do sporządzenia planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Obowiązek ten ciąży na jednostkach sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych oraz innych państwowych jednostkach organizacyjnych, które nie mają osobowości prawnej. Choć ustawodawca nałożył obowiązek sporządzania planu postępowań tylko na część zamawiających, nie oznacza to, że tylko ta grupa powinna korzystać z tego rozwiązania. Zaleca się, żeby plan sporządzali wszyscy zamawiający – a przynajmniej ci, którzy udzielają zamówień regularnie. O ile nie jest to konieczne w przypadku zamawiających, którzy prowadzą postępowania incydentalnie, o tyle dla zamawiających, którzy systematycznie udzielają zamówień, plan postępowań ma ogromne znaczenie – przede wszystkim w kontekście prawidłowego oszacowania wartości zamówienia, która determinuje procedurę, w jakiej dane zamówienie będzie udzielone. Na możliwość sporządzania planu postępowań także przez innych niż wspomniani zamawiających wskazuje wprost art. 23 ust. 2 pzp.
Publikacja planu postępowań
Po sporządzeniu planu postępowań należy go opublikować zarówno w Biuletynie Zamówień Publicznych, jak i na stronie internetowej zamawiającego. Ustawodawca posługuje się dwoma podobnie brzmiącymi pojęciami, tj. stroną internetową prowadzonego postępowania oraz stroną internetową zamawiającego.
Strona internetowa prowadzonego postępowania to adres strony WWW, na której zamawiający będzie udostępniał specyfikację warunków zamówienia (dalej: swz). Wskazują na to wprost art. 133 ust. 1 oraz art. 280 ust. 1 pzp. Jest nią platforma e-Zamówienia udostępniona przez Urząd Zamówień Publicznych (dalej także: UZP) lub jedna z dostępnych na rynku platform komercyjnych.
Z kolei strona internetowa zamawiającego to adres strony WWW, który nie jest poświęcony jedynie zamówieniom publicznym. Może nią być np. Biuletyn Informacji Publicznej. Zamawiający mogą mieć zatem wątpliwość, czy publikacja planu postępowań na stronie internetowej prowadzonego postępowania jest wypełnieniem obowiązku wynikającego z art. 23 ust. 1 pzp.
To zamawiający określa, pod jakim adresem WWW jest umieszczona strona internetowa zamawiającego. Wskazuje na to początkowa część wzoru planu postępowań określona w załączniku do rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z nim zamawiający w planie postępowań określa adres strony internetowej. Co prawda we wzorze nie użyto zwrotu „adres strony internetowej zamawiającego”, jednak wydaje się, iż właśnie taką witrynę miał na myśli ustawodawca. Zatem najistotniejsze jest to, aby adres strony internetowej, który zostanie określony w planie postępowań opublikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych, był tym adresem, pod którym faktycznie będzie dostępny plan postępowań. Jeśli zamawiający publikuje plan postępowań w Biuletynie Zamówień Publicznych, kreuje tym samym adres strony internetowej zamawiającego.
Na marginesie warto zauważyć, że ustawodawca posługuje się jeszcze jednym pojęciem ważnym z punktu widzenia obowiązków publikacyjnych. Zgodnie z art. 134 ust. 1 pkt 2 oraz art. 281 ust. 1 pkt 2 pzp zamawiający w SWZ podaje adres strony internetowej, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia. W ujęciu praktycznym w większości przypadków jest nim strona internetowa prowadzonego postępowania.
Zakres informacji zawartych w planie postępowań
Zawartość planu postępowań została jednoznacznie określona w art. 23 ust. 3 pzp (zob. ramka „Zawartość planu postępowań”).
Układ przedstawienia informacji został z kolei doprecyzowany w rozporządzeniu. Plan postępowań składa się z trzech zasadniczych części. Pierwsza ma charakter informacyjny – dotyczy identyfikacji samego zamawiającego. Dwie pozostałe są zestawieniem tabelarycznym zamówień w podziale na te o wartości mniejszej niż progi unijne oraz te, których wartość jest równa progom unijnym lub je przekracza. Każda z dwóch tabel jest podzielona na rodzaje zamówień (dostawy, usługi, roboty budowlane).
Szacowanie wartości zamówienia a plan postępowań
Pojęcia wartości, które występuje w planie postępowań, nie należy odnosić do wartości zamówienia zdefiniowanej w art. 28 pzp, ale do orientacyjnej wartości zamówienia określonej w art. 23 ust. 3 pkt 4 pzp. Sporządzenie planu postępowań nie jest etapem, w którym szacowana jest wartość zamówienia. Dlatego też ustawodawca celowo w tym miejscu posługuje się pojęciem orientacyjnej wartości zamówienia, wskazując tym samym, że ma na myśli co innego niż wartość zamówienia. Należy jednak pamiętać, że obowiązkiem zamawiającego jest określenie orientacyjnej wartości zamówienia z zastosowaniem tych samych reguł, jakie wykorzystuje się przy szacowaniu wartości zamówienia. Pozwoli to bowiem na prawidłowe określenie przewidywanego trybu udzielenia zamówienia lub też odpowiedniej procedury. Sporządzając plan postępowań, zamawiający zobowiązany jest do kierowania się zasadami podobieństwa przedmiotowego, podmiotowego oraz czasowego.
Uwzględniając powyższe założenia, zamawiający powinien poprzedzić sporządzenie planu postępowań przygotowaniem innego dokumentu. Mowa o planie zamówień publicznych. To zbiór swoistych potrzeb zakupowych zamawiającego w danym roku budżetowym. Obejmuje on wszystkie zamówienia, których dany zamawiający planuje udzielić w tym przedziale czasowym – niezależnie od tego, czy finalnie będą do nich miały zastosowanie przepisy pzp. Są w nim zatem także te zamówienia, których orientacyjna wartość jest niższa niż 130 tys. zł. Dopiero te pozycje planu zamówień publicznych, które osiągną próg bagatelności, zostaną przeniesione do planu postępowań.
Aby sporządzić plan zamówień oraz finalnie plan postępowań, zamawiający musi zmierzyć się z problematyką prawidłowości szacowania wartości zamówienia. Jak już wcześniej wspomniano, sporządzenie planu postępowań nie wymaga oszacowania wartości zamówienia, jednakże jednym z jego istotnych elementów jest określenie orientacyjnej wartości zamówienia. Ustala się ją według tych samych reguł co wartość zamówienia.
W planie zamówień – zgodnie z kryterium podobieństwa czasowego – trzeba uwzględnić te zamówienia, które zamawiający zamierzył w danym roku budżetowym. W trakcie realizacji budżetu może jednak wystąpić potrzeba realizacji nieplanowanych zakupów, co nie jest równoznaczne z tym, że zamawiający popełnił błąd przy tworzeniu planu zamówień. Odpowiedzią na zmieniające się potrzeby zakupowe w trakcie roku budżetowego jest art. 23 ust. 4 pzp, zgodnie z którym zamawiający zapewnia aktualność planu postępowań o udzielenie zamówień. Zmieniające się potrzeby zakupowe powinny skutkować korektą planu zamówień publicznych, a jeżeli zmiana ta wpłynie na plan postępowań, to aktualizacją także tego planu.
[…]
Michał Zastrzeżyński
pierwszy zastępca Prezydenta Miasta Sosnowca, odpowiedzialny m.in. za proces udzielania zamówień publicznych
