Artykuł pochodzi z wydania: Czerwiec 2025
Błędy, które pojawiają się w dokumentach związanych z zamówieniem, mogą prowadzić do niekorzystnych dla obu stron postępowania skutków. Jak tego typu nieścisłości wpływają na ocenę dokumentu wadium?
Celem wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest zabezpieczenie interesów zamawiającego przed niesumiennym lub niestarannym zachowaniem wykonawcy. Negatywne konsekwencje takiego zachowania to niemożność wyboru oferty jako najkorzystniejszej albo zawarcia umowy z przyczyn dotyczących wykonawcy. Z uwagi na funkcję wadium i konieczność zabezpieczenia oferty od upływu terminu składania ofert do upływu terminu związania ofertą ustawodawca nie przewidział dopuszczalności wezwania do uzupełnienia lub poprawienia dokumentu wadium. Powstaje zatem pytanie, co należy zrobić w sytuacji, gdy w jego treści pojawią się omyłki, błędy lub rozbieżności. Czy zawsze i w każdym przypadku jedynym skutkiem tych nieprawidłowości jest stwierdzenie wniesienia wadium w sposób nieprawidłowy, a w konsekwencji uznanie, że oferta wykonawcy, na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp), podlega odrzuceniu?
Prosta droga do odrzucenia oferty
Wykonawcy popełniają błędy w różnych aspektach związanych ze składaniem ofert – również w zakresie wadium. Zamawiający, prowadząc postępowania o udzielenie zamówień publicznych, niejednokrotnie muszą podejmować decyzje co do właściwego rozstrzygnięcia w kwestii nieprawidłowości, które z oczywistych przyczyn – mimo tego, że mogą mieć wpływ na wynik postępowania – należy uznać za drobne i niezamierzone. Tego rodzaju dylematy dotyczą różnych oświadczeń i dokumentów, przy czym dokument wadium pod tym względem wydaje się najmniej problematyczny z uwagi na jednolity pogląd wyrażany w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej (dalej: Izba, KIO). Izba nakazuje stosowanie ścisłej wykładni treści dokumentu wadium. Nie bez znaczenia jest tu wspomniane już restrykcyjne podejście ustawodawcy, który konsekwentnie, od wielu lat nie przewiduje w pzp możliwości poprawienia lub uzupełnienia wadium. W efekcie zamawiający, stwierdzając nieprawidłowości w gwarancjach lub poręczeniach, często automatycznie odrzucają oferty.
Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 14 pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca nie wniósł wadium, wniósł je w sposób nieprawidłowy, nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 pzp. Pojawia się więc pytanie, jak należy rozumieć wniesienie wadium w sposób nieprawidłowy i czy każda jego nieprawidłowość zobowiązuje zamawiającego do odrzucenia oferty.
Cel oraz treść wadium
Nieprawidłowości w dokumencie wadium mogą mieć różny charakter. Najczęściej wiążą się z niespełnieniem wymagań wyrażonych w specyfikacji warunków zamówienia (dalej: SWZ). Mogą dotyczyć np.:
- zbyt niskiej wysokości wadium,
- niewłaściwej identyfikacji postępowania (np. nieprawidłowe wskazanie nazwy lub numeru),
- niewłaściwej identyfikacji zamawiającego,
- błędnie przytoczonych przesłanek zatrzymania wadium,
- zbyt krótkiego terminu zabezpieczenia oferty wadium,
- niespełnienia wymogów w zakresie bezwarunkowości czy nieodwołalności.
W piśmiennictwie wskazuje się , że aby ocenić, czy wadium zostało wniesione w sposób nieprawidłowy, należy spojrzeć na nie poprzez pryzmat jego celu, a więc tego, czy zabezpiecza interesy zamawiającego i czy zamawiający mógł w każdym momencie zaspokoić się z tak wniesionego wadium. W nawiązaniu do przedstawionego poglądu należy stwierdzić, iż nie każda niezgodność i nie każdy błąd w treści gwarancji lub poręczenia powinny prowadzić do uznania, że odrzucenie oferty jest jedynym rozwiązaniem. Wspomniany wcześniej automatyzm nie może mieć miejsca, ponieważ zarówno w odniesieniu do treści oferty, jak również do składanych wraz z nią oświadczeń i dokumentów (w tym dokumentu wadium) zamawiający powinien dokonywać wykładni ich treści na podstawie art. 65 § 1 ustawy Kodeks cywilny (dalej: kc). Zgodnie z tym przepisem oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje. Zatem zamawiający powinni uznawać, iż oferta wykonawcy podlega odrzuceniu z powodu wniesienia wadium w nieprawidłowy sposób dopiero wskutek ustalenia, że nie zabezpiecza ono interesów zamawiającego i nie umożliwia zaspokojenia w pełnym zakresie.
Konieczności uwzględnienia celu wadium nie należy jednak rozumieć w ten sposób, że skoro wadium w ogóle zostało wniesione, to z pewnością celem wykonawcy (i celem gwaranta lub poręczyciela) było zabezpieczenie oferty na warunkach określonych przez zamawiającego w SWZ. Taka interpretacja pozostawałaby w oderwaniu od treści dokumentu wadium, a to na podstawie tekstu zamawiający powinien dokonywać wykładni, by ustalić, czy jego interesy będą zabezpieczone na wymaganym w SWZ poziomie. Izba w wielu wyrokach wskazywała, że wykładnia dokumentu wadium nie może być wykładnią rozszerzającą, liberalną, lecz powinna być ścisła. Dodatkowo wskazuje się, iż stosowanie wykładni oświadczeń woli nie może służyć uzupełnianiu dokumentu wadium o elementy, których gwarant w nim nie zawarł. Ustalając, czy wniesione wadium zapewnia cel określony w pzp, przede wszystkim należy ściśle odnosić się do treści poręczeń lub gwarancji, każdorazowo poszukując odpowiedzi na pytanie, czy wadium gwarantuje zaspokojenie w pełnym zakresie.
Zapis słowny i liczbowy
Zarówno wysokość wadium wyrażona w wartościach pieniężnych, jak i okres zabezpieczenia oferty wadium są uzupełniane liczbowo, więc potencjalne ryzyko pomyłki dotyczy wpisywania liczb w treści dokumentu. Sytuacja, w której kwota wadium wyrażona w dokumencie jest zbyt niska w stosunku do kwoty wymaganej w SWZ, w zasadzie nie powinna budzić wątpliwości. Skoro zamawiający nie może zaspokoić się z tak wniesionego wadium, należy uznać, że zostało wniesione w sposób nieprawidłowy. Jeżeli treść dokumentu wadium jednoznacznie wskazuje zbyt niską kwotę, trudno byłoby uzasadnić interpretację, że możliwe jest żądanie od gwaranta lub poręczyciela zapłaty wadium w wyższej wysokości. Często jednak wysokość wadium jest wskazywana liczbowo i słownie, a przy zapisie liczbowym stosuje się znaki czy odstępy oddzielające cyfry, co może mieć znaczenie podczas interpretacji treści zobowiązania gwaranta lub poręczyciela. Zdarza się, że jest to podstawa ustaleń interpretacyjnych prowadzących do ostatecznego przesądzenia, czy istnieje możliwość zapłaty kwoty wadium w pełnej, wymaganej wysokości – w sytuacji gdy w dokumencie widnieją dwie odmienne wartości.
W jednym z wyroków KIO przypadek rozbieżnego wskazania wadium kwotowo i słownie uznała za sytuację, w której brak jednego zera w wadium wynoszącym sto tysięcy złotych (zapis 100.00,00 zł zamiast 100.000,00 zł) jest oczywistą omyłką pisarską. Izba stwierdziła m.in., że kwota wpisana słownie była prawidłowa, a gdyby zamiarem gwaranta było wystawienie gwarancji na kwotę dziesięciu tysięcy złotych, to kropka znalazłaby się po cyfrach „10”, a przed cyframi „000”, a nie po cyfrach „100”. W konsekwencji zdaniem Izby należało przyjąć, że intencją gwaranta było wystawienie gwarancji wadialnej na wymaganą w SWZ kwotę stu tysięcy złotych, więc odrzucenie oferty było czynnością nieprawidłową.
Izba, rozstrzygając odwołanie, wzięła pod uwagę cel zapisywania kwoty w sposób wskazany w treści gwarancji oraz dokonała ustaleń co do intencji gwaranta, który wprowadził do treści dokumentu określone postanowienia (czy składając określone oświadczenie, rzeczywiście miał on intencję zagwarantowania zamawiającemu zapłaty kwoty dziesięciu tysięcy złotych czy stu tysięcy złotych). Tego rodzaju ustalenia były możliwe, ponieważ określony fragment treści można było porównać z inną częścią dokumentu. W przypadku, w którym ta treść byłaby jednoznaczna, interpretacja wskazująca na uznanie, że od początku zamiarem gwaranta było udzielenie zabezpieczenia na kwotę wymaganą w SWZ, mogłaby zostać potraktowana jako rozszerzająca, a więc niedopuszczalna.
[…]
Katarzyna Dubowska
radca prawny, koordynator działu prowadzenia postępowań w Kancelarii Prawnej Pieróg & Partnerzy
