Artykuł pochodzi z wydania: Wrzesień 2025
Na zamawiających, którzy planują udzielić zamówienia podobnego, czeka szereg wymogów, które należy spełnić, by skutecznie skorzystać z tego rozwiązania. Interpretacja przepisów, które regulują tę kwestię, może sprawiać niemałe trudności.
Instytucja zamówienia podobnego jest narzędziem, które doskonale sprawdza się w procesie efektywnego planowania i udzielania zamówień. Została uregulowana w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp). Jest realizowana w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie rokowań z jednym wykonawcą usług lub robót budowlanych. Ze względu na niekonkurencyjny charakter tryb ten jest wyjątkowy, a jego zastosowanie, zależne od spełnienia przesłanki ustawowej, obarczone wieloma pułapkami, które niosą za sobą poważne konsekwencje prawne. Udzielenie zamówienia z naruszeniem przesłanek trybu z wolnej ręki stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 17 ust. 1b pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych) oraz skutkuje 100% korektą finansową wobec beneficjenta środków unijnych – zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021–20271.
Definicja zamówień podobnych
Ustawodawca nie zdefiniował wprawdzie zamówień podobnych, ale określił przesłanki sankcjonujące możliwość ich udzielenia. Na tej podstawie, odnosząc się również do przepisów skupionych wokół tego zagadnienia, można próbować je precyzować. Zamówienia podobne w świetle pzp to okoliczność, w której zamawiający podejmuje samodzielną decyzję o udzieleniu kolejnych zamówień (o podobnym zakresie zgodnym z opisem przedmiotu zamówienia podstawowego) temu samemu wykonawcy – w terminie nie dłuższym niż trzy lata od daty zawarcia umowy na usługi lub roboty budowlane – o ile przewidział te zamówienia w ogłoszeniu o zamówieniu podstawowym i uwzględnił w oszacowaniu jego wartości. Osią tej definicji jest wyodrębnienie dwóch kategorii zamówień, między którymi zachodzi ścisły związek.
Definicji zamówienia podobnego bazującej na przesłance ustawowej nie można rozpatrywać bez zapoznania się z innymi przepisami pzp.
Regulacje ustawowe
Na wstępie należy zwrócić uwagę na art. 31 pzp, zgodnie z którym zamawiający ma obowiązek ustalenia wartości zamówienia podstawowego wraz z przewidywanymi zamówieniami podobnymi. Co istotne, w sytuacji obowiązku wniesienia wadium przez wykonawców jego wartość zamawiający ustala wyłącznie w odniesieniu do wartości zamówienia podstawowego (art. 97 ust. 4 pzp).
Obowiązkiem zamawiającego jest również zamieszczenie informacji o przewidywanych zamówieniach podobnych w specyfikacji warunków zamówienia (dalej: SWZ) zamówienia podstawowego – zarówno w trybie podstawowym (art. 281 ust. 2 pkt 11 pzp), jak i w trybie przetargu nieograniczonego (art. 134 ust. 2 pkt 8 pzp). Zamawiający publiczni i sektorowi powinni znać również katalog przesłanek ustawowych sankcjonujących udzielenie zamówień podobnych, który zawarto w art. 214 ust. 1 pkt 7, art. 305 pkt 1 oraz art. 388 pkt 2c pzp (odpowiednio dla zamówień klasycznych i sektorowych). Warto pamiętać, że zachowanie 3-letniego terminu udzielenia zamówienia publicznego, jako część składowa przesłanki, dotyczy wyłącznie zamówienia klasycznego.
Nie można również pominąć art. 214 ust. 2 pzp, który zobowiązuje do wskazania w opisie zamówienia podstawowego ewentualnego zakresu usług lub robót budowlanych oraz warunków, na jakich zostaną one udzielone.
Przesłanka ustawowa sankcjonująca zastosowanie zamówień podobnych składa się z sześciu elementów:
- trybu udzielenia zamówienia podstawowego: zamówienie podobne ma być następstwem zamówienia podstawowego udzielonego w trybie konkurencyjnym i wszczętego ogłoszeniem o zamówieniu;
- czasu: zamówienie podobne udzielane jest w okresie trzech lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego (ten limit nie dotyczy zamówień sektorowych);
- tożsamości wykonawcy: zamówienie podstawowe ma być realizowane przez dotychczasowego wykonawcę zamówienia podstawowego;
- podobieństwa: nowe zamówienie ma być podobne i zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego;
- przewidzenia: zamówienie podobne trzeba przewidzieć w ogłoszeniu o zamówieniu podstawowym i należy wskazać (w opisie zamówienia podstawowego) ewentualny zakres tych usług lub robót budowlanych oraz warunków, na jakich zostaną one udzielone;
- wartości: całkowita wartość zamówienia podobnego ma być uwzględniona przy obliczaniu wartości zamówienia podstawowego.
Co ważne, wyłączenie kumulatywne spełnienia wszystkich elementów przesłanki jest prawidłowym działaniem zamawiającego, co podkreśla uchwała Krajowej Izby Odwoławczej (dalej: KIO) z 10 października 2017 r. (KIO/KD 58/17).
Na podstawie tych sześciu elementów, które z pozoru wydają się oczywiste, zidentyfikowano pułapki stanowiące swoiste zagrożenia naruszenia trybu zamówienia z wolnej ręki z dodatkowym wskazaniem stopnia wystąpienia zagrożenia: niski, średni i wysoki.
1. Brak powiązania zamówień (stopień zagrożenia: niski)
Zamówienie podstawowe, z którym ściśle powiązane jest zamówienie podobne, powinno być udzielone w procedurze otwartej, tj. trybach przewidujących ogłoszenie o zamówieniu. Wyklucza to jako podstawy wszczęcia zamówienia podobnego tryby zamówienia z wolnej ręki i negocjacji bez ogłoszenia, niezależnie od możliwości zamieszczenia czy przesłania do publikacji ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy w odpowiednim publikatorze. Nie są to tryby otwarte wszczynane ogłoszeniem o zamówieniu, ale zaproszeniem kierowanym do wykonawcy czy wykonawców, w których ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy ma charakter fakultatywny. Ryzyko popełnienia błędu w tym obszarze jest niewielkie – może wynikać wyłącznie z niesłusznego przekonania zamawiającego, że podstawą udzielenia zamówienia podobnego może być dowolne zamówienie publiczne wszczęte jakimkolwiek ogłoszeniem (również o zamiarze zawarcia umowy).
[…]
Jarosław Rokicki
dr nauk ekonomicznych; naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych w Urzędzie Miasta w Dąbrowie Górniczej, wieloletni pracownik naukowy, autor książek o tematyce zamówień publicznych
