Artykuł pochodzi z wydania: Grudzień 2025
Plan zamówień publicznych cieszy się różnym „powodzeniem” zarówno wśród zamawiających, jak i wykonawców. Zupełnie inaczej planowanie wygląda w jednostkach dysponujących niewielkim budżetem niż w tych, które robią w ciągu roku duże zakupy w ramach swoich rozbudowanych struktur. Kiedy trzeba usystematyzować potrzeby zakupowe jednostki?
Planowanie zamówień publicznych różni się w zależności od rodzaju i wielkości podmiotu. Jednostki organizacyjne dysponujące niewielkim budżetem nie mają potrzeby przeprowadzania rozbudowanego procesu planowania. Jeżeli zamówienia są powtarzalne, przewidywalne lub jest ich niewiele, to proces ten nie jest skomplikowany i trwa krótko. Nie ma też potrzeby aktualizowania go w ciągu roku. W takim wypadku plan postępowań o udzielenie zamówień może mieć zaledwie kilka pozycji.
Inaczej będzie w jednostkach, w których jest bardzo dużo zakupów lub potrzeby są rozproszone wśród rozbudowanych struktur organizacyjnych. Jeszcze inne podmioty realizują wydatki w ramach zakupów wspólnych, by osiągnąć efekt skali, co bezpośrednio generuje potrzebę agregacji i nadzorowania tych procesów. W takich sytuacjach racjonalne i niezbędne jest usystematyzowanie potrzeb zakupowych, określenie trybów, w jakich prowadzone będą poszczególne postępowania, oraz rozłożenie w czasie możliwości i zasobów do realizacji tych celów. Plan zamówień publicznych skupia wszystkie pozycje zakupowe w postaci rozbudowanych tabel lub jest realizowany z wykorzystaniem systemów informatycznych.
Plan służy zamawiającym przede wszystkim do opracowywania strategii zakupowych, jednak po jego publikacji krąg jego odbiorców się poszerza. To przede wszystkim wykonawcy zainteresowani daną grupą zamówień, którzy zbierają informacje (obecnie już z wykorzystaniem AI), opracowują zestawienia i na tej podstawie tworzą swoje plany sprzedażowe. Ponadto plan umożliwia opinii publicznej weryfikowanie, w jaki sposób i na co będą wydawane środki publiczne. Jeżeli więc plany postępowań nie są odpowiednio często aktualizowane, przestają być dla odbiorców wiarygodnym źródłem danych. Z tego powodu zamawiający powinni systematycznie podtrzymywać ich aktualność.
Agregowanie zamówień publicznych
Proces planowania nie jest szczegółowo uregulowany w przepisach, niewiele też powstało opracowań i praktycznych wytycznych w tym obszarze. W praktyce więc reguły działania wypracowywane są poprzez wymianę doświadczeń osób zajmujących się planowaniem oraz wydawane w tym zakresie interpretacje.
Zamawiający nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ zobowiązany jest do opublikowania planu postępowań w Biuletynie Zamówień Publicznych (dalej: BIP) oraz na swojej stronie internetowej. Ten obowiązek dotyczy podmiotów wymienionych w art. 4 pkt 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp).
Racjonalny zamawiający podejmuje czynności związane z planowaniem zamówień publicznych w ostatnim kwartale roku poprzedzającego. Jest jeszcze przestrzeń na odpowiednie przygotowanie, szkolenia i instruktaże. Zwłaszcza w jednostkach o złożonej strukturze lub takich, w których występuje bardzo dużo pozycji zamówieniowych, konieczne jest odpowiednie przygotowanie się do tego procesu. Podmioty takie mają bowiem wiele komórek merytorycznych lub jednostek podległych bez samodzielności finansowej, które muszą zgłaszać wszystkie swoje zamówienia do planu wspólnego w celu ich agregacji i poprawnego określenia trybów udzielania zamówień, wynikających z zasady sumowania zamówień (art. 29 pzp).
Budżet rozlokowany jest w poszczególnych komórkach jednostek sektora publicznego, co zabezpiecza ich różnorodne potrzeby zakupowe. Zdarza się jednak, że tego samego rodzaju zamówienia, różnej wielkości, powtarzają się w wielu komórkach (np. remonty dróg mogą występować w wydziale utrzymania oraz w dziale inwestycji). Czasami dochodzą zamówienia dofinansowane ze środków zewnętrznych lub z budżetu obywatelskiego, które także objęte są obowiązkiem agregacji. Źródło ich finansowania nie ma bowiem znaczenia dla procesu planowania i określania trybów postępowań.
Czym jest plan zamówień?
W celu uporządkowania nazewnictwa w procesie planowania przyjmijmy, że plan zamówień publicznych to zestawienie skupiające wszystkie zamówienia na poziomie całej jednostki, których udzielenie planuje się na bieżąco, w danym roku budżetowym. Plan będzie zawierał zamówienia, do których mają zastosowanie przepisy pzp. Gromadzenie innych wydatków w tym miejscu (np. zamówień podlegających wyłączeniom z pzp) jest niecelowe i może niepotrzebnie komplikować zbiór danych.
Zamówienia w poszczególnych grupach rodzajowych – od najmniejszych wartości po największe – kumulują się i wyznaczają pułap postępowania. Granicą najczęściej występującą jest wartość wynikająca z art. 2 ust. 1 pkt 1 pzp, tj. wartość równa lub przekraczająca 130 000 zł (od 2026 r. – 170 000 zł), która determinuje konieczność stosowania przepisów ustawy bądź nie.
Zamówienia drobne lub takie, których wartość kumulatywna nie przekracza ww. progu, pozostają w planie zamówień na użytek wewnętrzny organizacji. Można tworzyć ich zestawienia i je monitorować, co także przynosi wymierne efekty. Jeżeli jednak wartość zamówień przekracza próg stosowania ustawy, należy przenieść te pozycje do planu postępowań o udzielenie zamówień i opublikować według wymagań ustawowych.
[…]
Celina Milewska
absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego (specjalizacja: zamówienia publiczne), wieloletni praktyk, kierownik wydziału zamówień publicznych w jednostce samorządu terytorialnego
