Decyzja o tym, czy dokumenty zostaną udostępnione w siedzibie zamawiającego, czy też za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zależna będzie m.in. od przyjętej w postępowaniu formy komunikacji, od decyzji o ewentualnej poufności części specyfikacji czy też od rodzaju wnioskowanego dokumentu. Pierwsza z przesłanek odnosić się będzie do sytuacji, w której zamawiający, działając na podstawie art. 65 ust. 1 pzp, odstąpi od użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Odstępstwo może dotyczyć zarówno całości postępowania, jak i wybranych etapów – przykładowo z przyczyn technicznych dotyczyć może etapu składania ofert. Konsekwencją podjętej przez zamawiającego decyzji może być pozyskanie ofert w formie papierowej. Wówczas wykonawcy mogą spotkać się z sytuacją konieczności pozyskania wglądu do ofert w siedzibie zamawiającego. Również w przypadku gdy zamawiający nie może udostępnić części SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania z powodu ochrony poufnego charakteru informacji zawartych w SWZ, określa w ogłoszeniu o zamówieniu sposób dostępu do tych informacji oraz wymagania związane z ochroną ich poufnego charakteru. Uprawnienie zawarte w art. 133 ust. 3 pzp powinno być rozpatrywane nie tylko w kontekście przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, ale również w odniesieniu do informacji o charakterze „wrażliwym” (informacje dotyczące kodów źródłowych, zainstalowanych systemów alarmowych, planów pomieszczeń objętych remontem w jednostce wojskowej czy szczególne elementy stanowiące opis przedmiotu zamówienia – plan sieci). Bardzo często stosowanym rozwiązaniem jest udostępnienie tej części dokumentacji w formie papierowej po podpisaniu tzw. klauzuli poufności. Niewątpliwie udostępniane w siedzibie zamawiającego będą również próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
