Analiza potrzeb i wymagań

Artykuł pochodzi z wydania: Lipiec-Sierpień 2020

Nowa ustawa Prawo zamówień publicznych nakłada na zamawiającego konkretne obowiązki, jakie muszą zostać wypełnione na etapie planowania postępowania. Jednym z nich jest konieczność przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań.

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (DzU z 2019 r., poz. 2019; dalej: nowe pzp lub nowa ustawa) w dziale II „Postępowanie o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne” w rozdziale 1 precyzuje kwestie związane z przygotowaniem postępowania i określa w oddziale 1 regulacje odnoszące się do obowiązków zamawiającego na najwcześniejszym etapie postępowania, czyli podczas planowania. Jednym z tych obowiązków jest dokonanie
opisanej w art. 83 nowego pzp analizy potrzeb i wymagań (dalej: Analiza). Analiza dostosowana do rodzaju i wartości zamówienia obowiązkowo musi poprzedzać udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne.

Kto dokonuje Analizy

Wymaganie dokonania Analizy nie dotyczy wszystkich podmiotów zobowiązanych do stosowania nowej ustawy. W art. 4, 5 i 6 nowego pzp dokonano podziału zamawiających zobowiązanych do jej stosowania na: publicznych, sektorowych i subsydiowanych, a omawiany obowiązek dotyczy tylko pierwszej grupy. Analizy dokonują zatem zamawiający publiczni, którymi są:

1. jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 869 ze zm.; dalej: ufp);
2. inne niż określone w pkt 1 państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;
3. inne niż określone w pkt 1 osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w pkt 1 i 2, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot:
   a) finansują je w ponad 50% lub
   b) posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub
   c) sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub
   d) mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego;
4. związki podmiotów, o których mowa w pkt 1 lub 2, lub podmiotów, o których mowa w pkt 3.

Z systematyki ustawy wynika, że Analiza musi poprzedzać udzielanie tych zamówień klasycznych, których wartość jest równa progom unijnym lub większa. Obowiązek ten nie dotyczy udzielania zamówień sektorowych oraz zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Czemu służy Analiza

W ramach Analizy zamawiający:

• identyfikuje konkretne potrzeby;
• bada możliwość ich zaspokojenia z wykorzystaniem zasobów własnych;
• weryfikuje, poprzez rozeznanie rynku, możliwość zastosowania alternatywnych sposobów i środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb;
• ocenia zasadność udzielenia zamówienia w celu ich zaspokojenia;
• identyfikuje możliwe warianty realizacji zamówienia albo w wyniku tych analiz wskazuje, że istnieje tylko jedna możliwość wykonania zamówienia.

Zakres przeprowadzenia Analizy

Analizując możliwe warianty udzielenia zamówienia, zamawiający publiczny:

• dokonuje wstępnego orientacyjnego oszacowania wartości przedmiotu zamówienia w przedstawionych wariantach;
• ocenia możliwość podziału zamówienia na części;
• dokonuje wyboru odpowiedniego trybu udzielenia zamówienia, dostosowanego do konkretnego wybranego wariantu i przedmiotu zamówienia;
• bada możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych w postępowaniu;
• identyfikuje ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizację zamówienia.

Cel Analizy

Dokonywanie analiz – których wynikiem będzie udzielenie odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób zaspokoić zidentyfikowaną potrzebę i czy najlepszym sposobem jest udzielenie zamówienia – w zamiarze ustawodawcy ma służyć realizacji dwóch ważnych celów nowej ustawy, którymi są: zwiększenie efektywności systemu zamówień publicznych oraz w konsekwencji lepsze przygotowanie procesu udzielania zamówienia. Omawiany przepis art. 83 nowego pzp kieruje uwagę zamawiających publicznych na etap planowania i przygotowania zamówienia, który rzutuje bezpośrednio na wszystkie kolejne etapy procesu zakupowego. Przez jego wprowadzenie – obok przepisu o obowiązku dokonywania ewaluacji umów, w trakcie realizacji których doszło do problemów (art. 446) – ustawodawca w jednym akcie prawnym przedstawił kolejne etapy procesu zakupowego powszechnie wykorzystywanego w zakupach komercyjnych.

Proces ten wskazuje, że udzielanie zamówień rozpoczyna się od identyfikacji potrzeby oraz celów, które chcemy osiągnąć, a także ograniczeń czasowych i kosztowych, i obejmuje:

• planowanie, tj. analizy rynkowe, analizy budżetowe, obliczenie orientacyjnych kosztów;
• wybór najlepszego sposobu zaspokojenia potrzeby;
• odstąpienie od udzielenia zamówienia albo decyzję o jego udzieleniu;
• w przypadku decyzji o udzieleniu zamówienia – przygotowanie strategii zakupowej, wybór trybu udzielenia zamówienia;
• przygotowanie planu postępowań;
• przygotowanie dokumentów zamówienia;
• przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia;
• wybór najkorzystniejszej oferty;
• zarządzanie umową;
• raport z osiągnięcia celów zamówienia i analizę błędów po zakończeniu;
• wnioski na przyszłość – do uwzględnienia w kolejnych postępowaniach.

W zamiarze ustawodawcy dokonanie Analizy poprzedzającej udzielenie zamówienia ma także służyć realnemu wdrożeniu zasad funkcjonujących na gruncie finansów publicznych. Zgodnie z art. 44 ust. 3 ufp zamawiający zapewnia, żeby wydatki publiczne były dokonywane w sposób celowy, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Rzetelnie przeprowadzone analizy mogą wpłynąć na zmianę praktyki powtarzania tych samych zamówień bez otwarcia się na nowe możliwości, jakie pojawiają się na rynku. Objęta procesem zakupowym sekwencja działań wskazuje, że dokonanie Analizy może doprowadzić nawet do decyzji o rezygnacji z udzielenia zamówienia i wykorzystaniu innego środka do zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby.

[…]

Ewa Wiktorowska

inżynier budownictwa; członek Rady Zamówień Publicznych, prezes zarządu OSKZP, członek Rady KIG, członek Rady Programowej miesięcznika „Przetargi Publiczne”, doradca, były trener z listy Prezesa UZP i arbiter