Artykuł pochodzi z wydania: Marzec 2022
Analizujemy przepisy, w których ustawodawca określa, jakie obowiązki spoczywają na zamawiającym w postępowaniach klasycznych prowadzonych w dwóch najpopularniejszych trybach: w przetargu nieograniczonym oraz trybie podstawowym bez negocjacji..
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego ma na celu zawarcie umowy między zamawiającym i wykonawcą. Aby mogło do tego dojść, zamawiający podczas przygotowania i prowadzenia postępowania wielokrotnie musi informować wykonawców o różnych czynnościach, które wykonuje. Można przyjąć, że źródłem wszystkich obowiązków informacyjnych zamawiającego będzie realizacja zasady przejrzystości oraz jawności postępowania, uregulowanych odpowiednio w art. 16 i art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2021 r., poz. 1129 ze zm.; dalej: Ustawa albo pzp). Oczywiście w jednym artykule trudno byłoby omówić wszystkie obowiązki informacyjne zamawiającego, uwzględniając każdy z możliwych rodzajów zamówienia oraz trybów postępowania. Ponieważ zatem najczęściej zamawiający prowadzą postępowania klasyczne o wartości równej lub przekraczającej progi unijne w trybie przetargu nieograniczonego, a postępowania o wartości mniejszej niż progi unijne w zdecydowanej większości przypadków zamawiający przeprowadzają w trybie podstawowym w tzw. wariancie pierwszym, toteż obowiązki informacyjne zamawiającego omówione w niniejszym artykule zostaną ograniczone do tych, jakie aktualizują się w tych właśnie trybach.
W ocenie autora obowiązki informacyjne, jakim podlegają zamawiający, warto podzielić na trzy grupy, w zależności od etapu:
- przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia;
- w trakcie jego trwania;
- po zawarciu umowy z wykonawcą.
Przed wszczęciem postępowania
Poniżej wskazano te obowiązki, którym podlega zamawiający, jeszcze zanim postępowanie zostanie wszczęte.
Plany postępowań (art. 23 pzp)
Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 pzp, oraz ich związki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym. Plan zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) oraz na stronie internetowej zamawiającego.
Ten obowiązek informacyjny dotyczy tylko tych zamawiających, którzy zostali wskazani przepisem, a więc obejmuje jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2021 r., poz. 305) oraz inne – niż określone jednostki sektora finansów publicznych – państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Pozostali zamawiający mogą, lecz nie muszą publikować planu postępowań.
Zakres informacji zawartych w planie postępowań jest szeroki i zamawiający zobligowany jest wskazać potencjalnym wykonawcom co najmniej te dotyczące:
- przedmiotu zamówienia;
- rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;
- przewidywanego trybu albo procedury udzielenia zamówienia;
- orientacyjnej wartości zamówienia;
- przewidywanego terminu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.
Informacje, które ma przekazać zamawiający, powinny być aktualne. Oznacza to, że zamawiający zobowiązany jest zapewnić aktualność planu postępowań o udzielenie zamówień. Aktualizację planu zamieszcza się w BZP oraz na stronie internetowej zamawiającego. Zakres aktualizacji jest szeroki, gdyż podlegają jej: zmiana informacji wskazanych w planie postępowań, dodanie do niego nowych informacji lub rezygnacja z postępowań, które zostały w planie wskazane.
Opisany wyżej obowiązek informacyjny zamawiającego ma na celu umożliwienie potencjalnym wykonawcom pozyskania wiedzy o planach zamawiającego i ewentualnego przygotowania się do udziału w przyszłych postępowaniach o udzielenie zamówienia.
Wstępne konsultacje rynkowe (art. 84 pzp)
Zamawiający, przygotowując się do udzielenia zamówienia, może przy udziale m.in. wykonawców pozyskać interesujące go informacje związane z planowaniem, przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W związku z tym przed wszczęciem postępowania może przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe w celu przygotowania postępowania i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia. Jeżeli zdecyduje się na skorzystanie z tych konsultacji, to – niezależnie od statusu samego zamawiającego – powstaną po jego stronie pewne obowiązki informacyjne.
Mając na uwadze treść art. 84 ust. 2 pzp, aby skutecznie rozpocząć wstępne konsultacje rynkowe, zamawiający musi zamieścić informację o zamiarze ich przeprowadzenia oraz o ich przedmiocie na swojej stronie internetowej. Co ważne, o tym, że zamawiający przeprowadził wstępne konsultacje rynkowe, należy poinformować w ogłoszeniu o zamówieniu, czyli w ramach pierwszej czynności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, które inicjowane jest tymże ogłoszeniem.
Opisany wyżej obowiązek informacyjny ma na celu zachęcenie potencjalnych wykonawców do udziału we wstępnych konsultacjach rynkowych, zachowanie uczciwej konkurencji pomiędzy wykonawcami i równe ich traktowanie – tak w ramach samych konsultacji rynkowych, jak i w toczącym się później postępowaniu o udzielenie zamówienia.
Wstępne ogłoszenie informacyjne (art. 89 pzp)
Jeszcze przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego zamawiający może:
- przekazać Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej lub
- zamieścić na swojej stronie internetowej
wstępne ogłoszenie informacyjne o zamówieniach lub umowach ramowych planowanych w terminie następnych 12 miesięcy. Podobnie jak w przypadku wstępnych konsultacji rynkowych sama decyzja o skorzystaniu z tego rodzaju ogłoszenia jest uzależniona od woli zamawiającego. Jeżeli jednak zamawiający się na nie zdecyduje i dzięki niemu będzie chciał skrócić termin składania ofert, zgodnie z art. 151 pzp, to wstępne ogłoszenie informacyjne będzie musiało zawierać wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu w zakresie, w jakim były one dostępne w chwili publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego.
Wstępne ogłoszenie informacyjne, oprócz swojego waloru informacyjnego, ma również tę zaletę, że umożliwia zamawiającemu skrócenie terminu składania ofert w później ogłoszonym postępowaniu. W związku z tym także w interesie wykonawców jest śledzenie zamieszczanych wstępnych ogłoszeń informacyjnych, gdyż na ich podstawie możliwe jest wcześniejsze przygotowanie się do udziału w postępowaniu.
W trakcie trwania postępowania
Najwięcej czynności, do których zobligowany jest zamawiający w kontekście obowiązków informacyjnych, dotyczy etapu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia.
Ogłoszenie o zamówieniu (art. 86, art. 267 i art. 217 pzp)
Zgodnie z definicją legalną, zawartą w art. 7 pkt 18 pzp, przez postępowanie o udzielenie zamówienia należy rozumieć postępowanie – wszczynane przez przekazanie albo zamieszczenie ogłoszenia, przekazanie zaproszenia do negocjacji albo zaproszenia do składania ofert – prowadzone jako uporządkowany ciąg czynności, których podstawą są warunki zamówienia ustalone przez zamawiającego, prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, kończące się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnieniem, z tym że zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego nie stanowi czynności w tym postępowaniu.
Z powyższej definicji postępowania wynika, że w trybie przetargu nieograniczonego oraz w trybie podstawowym pierwszą czynnością związaną z jego przebiegiem jest odpowiednio:
- przekazanie ogłoszenia o zamówieniu do publikacji w Dzienniku Urzędowym UE
- zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w BZP.
Niewątpliwie ogłoszenie o zamówieniu stanowi pierwszą informację kierowaną do potencjalnych wykonawców o zamiarze nabycia przedmiotu zamówienia przez zamawiającego. Zakres informacji przekazywanych wykonawcom wynika z treści właściwych formularzy. Formularz ogłoszenia o zamówieniu dotyczącego przetargu nieograniczonego można znaleźć na stronach SIMAP: https://simap.ted.europa.eu/documents/10184/99277/PL_F02.pdf.
Informacje przekazywane wykonawcom w ogłoszeniu o zamówieniu, które prowadzone jest w trybie podstawowym, wynikają z treści rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (DzU z 2020 r., poz. 2439).
Po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia zakres informacji przekazywanych wykonawcom będzie uzależniony od trybu prowadzonego postępowania. Zamawiający jest zobligowany do przekazywania informacji przy zachowaniu zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a ponadto zamawiający musi czynić zadość zasadzie przejrzystości postępowania oraz jego jawności.
Zmiana ogłoszenia o zamówieniu (art. 90, art. 271 pzp)
Niezależnie od tego, czy postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu niegraniczonego, czy w trybie podstawowym, zamawiający zobowiązany jest poinformować wykonawców o zmianie odpowiednio opublikowanego albo zamieszczonego ogłoszenia o zamówieniu. Aby skutecznie zmienić ogłoszenie wszczynające postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamawiający przekazuje Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej sprostowanie, ogłoszenie zmian lub dodatkowych informacji, które podlega publikacji. W trybie podstawowym natomiast zamawiający, zmieniając ogłoszenie, samodzielnie zamieszcza w BZP ogłoszenie o zmianie ogłoszenia.
Zmiany ogłoszenia mają na celu poinformowanie wykonawców o nowej treści ogłoszenia. Informacja ta może przyczynić się do zmiany kręgu potencjalnych wykonawców, stąd jest ona bardzo ważna w kontekście zachowania przejrzystości działań zamawiającego.
Wyjaśnienia treści SWZ oraz zebranie wykonawców (art. 135, 136, 284, 285 pzp)
Wykonawcy mogą mieć wątpliwości dotyczące treści specyfikacji warunków zamówienia (SWZ). Przepisy Ustawy przewidują podobny mechanizm wyjaśniania treści SWZ niezależnie od tego, czy postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, czy też w trybie podstawowym. Obowiązek udzielania odpowiedzi na wniosek o wyjaśnienie SWZ wynika z realizacji zasady równego traktowania wykonawców i przejrzystości postępowania.
W przetargu nieograniczonym zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert albo nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert w przypadku, o którym mowa w art. 138 ust. 2 pkt 2, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż na odpowiednio 14 albo 7 dni przed upływem terminu składania ofert. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania, a w przypadkach, o których mowa w art. 133 ust. 2 i 3 pzp (informacje poufne), przekazuje wykonawcom, którym przekazał SWZ, bez ujawniania źródła zapytania.
W trybie podstawowym zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań wpłynął do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający udostępnia, bez ujawniania źródła zapytania, na stronie internetowej prowadzonego postępowania, a w przypadkach, o których mowa w art. 280 ust. 2 i 3 pzp – przekazuje wykonawcom, którym udostępnił odpowiednio SWZ albo opis potrzeb i wymagań.
Rzadkim rozwiązaniem proceduralnym jest organizowanie przez zamawiającego zebrania z wykonawcami. Zamawiający może zwołać zebranie wszystkich wykonawców w celu wyjaśnienia treści SWZ. Informację o terminie zebrania zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Po jego odbyciu zamawiający zobligowany jest sporządzić informację zawierającą zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnienie treści SWZ oraz odpowiedzi na nie, bez wskazywania źródeł zapytań. Informację z zebrania udostępnia się na stronie internetowej prowadzonego postępowania, co ma w efekcie spowodować, że wszelkie informacje, które były poruszane na zebraniu mające wpływ na SWZ, zostały przekazane wszystkim wykonawcom, również tym, którzy nie brali udziału w zorganizowanym zebraniu.
Informacja o zmianie SWZ
[…]
Piotr Pieprzyca
specjalista z zakresu prawa zamówień publicznych, wieloletni praktyk; właściciel firmy doradczej PROZAM Piotr Pieprzyca, członek zarządu OSKZP
