Nowo nałożony na zamawiających obowiązek (tj. niewystępujący w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych) dotyczący konieczności zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wykonaniu umowy stanowi przejaw jednej z podstawowych zasad prowadzenia postępowania – zasady jawności. Obowiązek ten jednak sprawia wiele trudności zamawiającym.
Po pierwsze, zapominają oni, że w przypadku każdego postępowania (bez względu na jego wartość czy też tryb, w jakim było prowadzone), które zakończyło się zawarciem umowy, zachodzi konieczność zamieszczenia przedmiotowego ogłoszenia. Ponadto należy to zrobić w ściśle określonym terminie liczonym od dnia wykonania umowy.
Po drugie, zamawiający mają zazwyczaj problem z określeniem daty wykonania umowy. Urząd Zamówień Publicznych wskazuje, że ustawowy termin 30 dni należy liczyć od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania przez zamawiającego umowy za wykonaną.
Po trzecie, sam sposób wypełnienia ogłoszenia o wykonaniu umowy jest bardzo istotny. Zamawiający nie mogą zapominać, że błędne wpisanie pewnych informacji może zamknąć wykonawcy drogę do ubiegania się o inne zamówienie publiczne. W ogłoszeniu należy bowiem podać m.in. informacje, czy umowa została wykonana należycie, jak również czy zrealizowano ją w pierwotnie określonym terminie. W związku z tym że ogłoszenia o wykonaniu umowy są jawne, inni zamawiający mogą chcieć za ich pomocą sprawdzić, czy dany wykonawca prawidłowo wykonywał udzielone mu zamówienie.
Po czwarte, zamawiający zapominają, że skoro to ogłoszenie należy przygotować po zrealizowaniu umowy, to będzie stanowiło załącznik do protokołu z postępowania. Należy więc zaktualizować sam protokół o dodanie przedmiotowego ogłoszenia jako załącznika.
