Artykuł pochodzi z wydania: Kwiecień 2020
Zbadanie, czy zaoferowane rozwiązania, materiały i urządzenia spełniają ustanowione w siwz wymogi, jest równie istotne, jak zweryfikowanie podmiotowe przyszłego kontrahenta.
Dokumenty przedmiotowe stanowią kategorię środków dowodowych służących potwierdzeniu, że roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego. „Dokumenty te należy rozpatrywać jako kwalifikowaną formę potwierdzenia zgodności oferowanego świadczenia z wymaganym przez zamawiającego” (wyrok KIO z 28 października 2016 r., KIO 1946/16). Uzupełniają one ofertę wykonawcy i mają na celu wykazanie, że jej treść jest zgodna z treścią siwz.
Z art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) wynika, że żądanie dokumentów przedmiotowych nie jest obowiązkiem zamawiającego. Powyższe potwierdza również orzecznictwo KIO: „nie ma żadnych wątpliwości co do tego, że zamawiający nie ma obowiązku żądać od wykonawców na etapie postępowania przetargowego przedłożenia dokumentów potwierdzających, że przedmiot oferty spełnia wymagania określone przez zamawiającego” (wyrok z 12 grudnia 2019 r., KIO 2412/19).
Zarówno żądanie dokumentów przedmiotowych, jak i odstąpienie od powyższego wpływa na przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także na jego realizację. Niewymaganie dokumentów przedmiotowych może m.in. przyśpieszyć przebieg postępowania, zminimalizować ryzyko odwołania na treść siwz, ograniczyć konieczność szczegółowej weryfikacji materiałów ukazujących kwestie techniczne. Należy jednak pamiętać, że w przypadku braku żądania dokumentów przedmiotowych zamawiający podczas badania ofert polega jedynie na oświadczeniu wykonawców co do spełniania wymagań technicznych.
Odstąpienie od żądania dokumentów przedmiotowych nie tylko ogranicza zakres źródeł dowodowych, jakie przedstawi wykonawca, lecz również utrudnia skuteczne zakwestionowanie tego, że zaoferowane przez wykonawcę rozwiązania spełniają wymogi wyrażone w siwz. Brak jest pewności, że powzięte przez zamawiającego informacje (np. z kart produktów) dotyczą konkretnego rozwiązania zaproponowanego przez wykonawcę.
Mimo że nieżądanie dokumentów przedmiotowych nie wyłącza uprawnienia zamawiającego do weryfikacji oświadczenia wykonawcy, w tym z wykorzystaniem materiałów zewnętrznych, to powyższe skutkuje m.in. przeniesieniem rzeczywistego ciężaru dowodowego z wykonawcy na zamawiającego. Gospodarz postępowania (lub inny podmiot ubiegający się o zamówienie i korzystający ze środków ochrony prawnej) będzie musiał wykazać, że oświadczenie wykonawcy w zakresie zgodności zaoferowanych świadczeń z siwz nie jest zgodne ze stanem obiektywnym.
Rodzaje dokumentów, jakich może żądać zamawiający
Katalog rodzajowy dokumentów przedmiotowych został zamieszczony w § 13 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentów). „Wyżej wymieniony przepis zawiera katalog otwarty dokumentów (…). Izba zaznacza, że niezliczona ilość przedmiotów zamówienia podyktowana różnymi potrzebami Zamawiających wymaga różnych dokumentów potwierdzających przydatność i zgodność tych przedmiotów zamówienia z potrzebami Zamawiającego” (wyrok KIO z 4 kwietnia 2017 r., KIO 561/17). Ustanowienie otwartego katalogu rodzajów dokumentów przedmiotowych skutkuje nie tylko tym, że zamawiający może wymagać niewymienionych w nim dokumentów, o ile są one niezbędne do przeprowadzenia postępowania (art. 25 ust. 1 pzp), lecz również tym, że zamawiający może dokonać ich charakterystyki i konkretyzacji (wyrok KIO z 17 maja 2016 r., KIO 725/16).
Mimo że wskazane w ww. akcie wykonawczym rodzaje dokumentów zostały wymienione przykładowo, to jednak wymaganie właśnie ich, a nie innych niewymienionych kategorii środków dowodowych, minimalizuje prawdopodobieństwo kwestionowania przez wykonawców postanowień siwz. Wymóg przedstawienia dokumentów niestypizowanych w tym rozporządzeniu zwiększa ryzyko konieczności wykazania, że wymóg ten nie koliduje z zasadami zamówień publicznych, np. uczciwej konkurencji czy równego traktowania wykonawców. Tytułem przykładu warto przywołać wyrok, w którym KIO za naruszające przepisy pzp uznała wymaganie od wykonawców dokumentów autoryzujących zainstalowanie i montaż wymaganych urządzeń:
Wyrok KIO z 9 maja 2017 r. (KIO 812/17)
„(…) wymagania ukształtowane przez Zamawiającego nie stanowią dokumentów powszechnie dostępnych, (…) podkreślenia wymaga fakt, że żaden z podmiotów, tj. wykonawców, jak również Zamawiający nie mają wpływu na to, jakiemu podmiotowi producent wystawi wymagane oświadczenia, a jakiemu podmiotowi nie wystawi takich dokumentów. (…) to nie Zamawiający wybierze wykonawcę w konkurencyjnej procedurze, ale to producenci, którzy jedynie dla wybranych podmiotów udzielą stosownych, wymaganych oświadczeń, określając w ten sposób grupę podmiotów mogących ubiegać się o przedmiotowe zamówienie”.
Dokumenty własne i zewnętrzne
W § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentów przewidziano zarówno środki dowodowe, które mogą pochodzić od samego wykonawcy (pkt 1), np. próbki, opisy, plany, projekty, rysunki, modele, wzory, jak i dokumenty pochodzące od podmiotów trzecich (pkt 2–5), wskazując, że mogą nimi być:
- certyfikat wydany przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę – jako środek dowodowy potwierdzający zgodność z wymaganiami lub cechami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, kryteriach oceny ofert lub warunkach realizacji zamówienia;
- zaświadczenie niezależnego podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym;
- zaświadczenie niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez wykonawcę określonych norm zapewnienia jakości, jeżeli zamawiający odwołuje się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich seriach norm europejskich;
- zaświadczenie niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełnienia przez wykonawcę wymogów określonych systemów lub norm zarządzania środowiskowego, jeżeli zamawiający wskazuje środki zarządzania środowiskowego, które wykonawca będzie stosował podczas wykonywania zamówienia publicznego, odwołując się do unijnego systemu zarządzania środowiskiem i audytu (EMAS) lub do innych norm zarządzania środowiskowego opartych na odpowiednich normach europejskich lub międzynarodowych opracowanych przez akredytowane jednostki.
Przy czym § 13 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie dokumentów ustanawia istotne uprawnienie wykonawcy do złożenia innych dokumentów niż wprost wskazane przez zamawiającego. Co prawda przepis odnosi się wprost do rodzajów dokumentów wskazanych w rozporządzeniu, ale – jak wyżej wskazano – katalog ten ma charakter otwarty, zatem per analogiam w przypadku wymagania dokumentów wystawianych przez podmioty trzecie za dopuszczalne należy uznać złożenie przez wykonawcę innych środków dowodowych, umożliwiających wykazanie aspektów wymaganych przez zamawiającego. Powyższe powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w treści siwz.
Ograniczenie przez zamawiającego zakresu dokumentów, np. do wydanych przez określoną kategorię podmiotów, nie jest zakazane. Należy jednak mieć na względzie, że zawężenie środków dowodowych może kolidować z zasadami prawa zamówień publicznych jako ograniczające konkurencję, w szczególności w sytuacji gdy możliwe jest wykazanie określonych kwestii za pomocą alternatywnych dokumentów, ze zbieżną mocą dowodową.
Precyzja określenia zakresu wymaganych dokumentów
Określenie zakresu i rodzajów dokumentów, jakich przedstawienia wymaga zamawiający, powinno nastąpić w sposób jednoznaczny i precyzyjny. W szczególności zamawiający musi jasno wskazać, czy dla potwierdzenia danego aspektu wystarczające będzie przekazanie jednego dokumentu, czy też niezbędne jest przedłożenie kilku (np. w celu krzyżowego zweryfikowania konkretnego aspektu świadczenia). Do powyższego zagadnienia odniosła się Izba w jednym ze swoich wyroków:
Wyrok KIO z 16 lutego 2018 r. (KIO 155/18)
„(…) na podstawie treści SIWZ nie da się wywieść jednoznacznego wniosku, czy dla produktów, których specyfika daje możliwość złożenia kilku z wymienionych przez Zamawiającego dokumentów, wystarczającym będzie złożenie jednego dokumentu potwierdzającego zgodność produktu z SIWZ, czy należy złożyć wszystkie wymienione przez Zamawiającego dokumenty (…). [Powyższe – przyp. autora] powoduje, iż wykonawcy przyjąć mają na siebie nieuzasadnione ryzyko dokonania oceny, czy dokument, który w ich przekonaniu będzie odpowiedni dla specyfiki danego produktu, okaże się również odpowiedni i wystarczający w ocenie Zamawiającego, tym bardziej że ryzyko to niesie ze sobą tak dotkliwą sankcję, jaką jest odrzucenie oferty. W tym stanie rzeczy Izba uznała za zasadne nakazanie Zamawiającemu dokonania zmiany postanowień SIWZ (…) poprzez doprecyzowanie, jakie dokumenty zobowiązani są złożyć wykonawcy celem potwierdzenia zgodności z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w odniesieniu do poszczególnych produktów (…)”.
Dodatkowo jeżeli zamawiający oczekuje przekazania określonej kategorii dokumentów, zobowiązany jest wyraźnie wskazać to w siwz, albowiem, jak podkreśla się w orzecznictwie, przepisy pzp nie ograniczają zakresu przedmiotowych środków dowodowych. W konsekwencji np. dokument w postaci wydruku ze strony internetowej jest dowodem potwierdzającym spełnienie przez oferowany przedmiot zamówienia określonych wymagań specyfikacji istotnych warunków zamówienia, czyli dokumentem, o którym mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 pzp (zob. wyrok KIO z 16 listopada 2017 r., KIO 2294/17).
[…]
Konrad Różowicz
prawnik współpracujący z Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna Sp. k. w Poznaniu
