Artykuł pochodzi z wydania: Marzec 2021
Istotnym elementem, który ma wpływ na jawność postępowania, jest obowiązek bieżącego dokumentowania prowadzonych czynności przez zamawiającego w formie protokołu postępowania.
Jedną z podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych, wyrażoną w art. 18 ust. 1 nowego pzp, jest jawność postępowania o udzielenie zamówienia. Gwarantuje ona transparentność prowadzonego postępowania i pozwala wypełnić zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Odstępstwo od tej zasady, zgodnie z art. 18 ust. 2 nowego pzp, może mieć miejsce tylko w przypadkach określonych w ustawie.
W uchwale z 13 grudnia 2019 r. (KIO/KU 76/19) KIO stwierdziła, że „wszelkie czynności podjęte przez Zamawiającego w postępowaniu, muszą zostać zmaterializowane, uwidocznione, ujawnione przez Zamawiającego oraz pozostawić konkretny ślad w postępowaniu”. W uchwale z 6 lutego 2016 r. (KIO/KD 11/16) wyjaśniła natomiast, że „prowadzenie protokołu postępowania na bieżąco, dokumentowanie czynności sukcesywnie dokonywanych w postępowaniu, prowadzi do wypełnienia jego funkcji informacyjnej”.
Regulacje prawne
Wymagania w zakresie dokumentowania przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia zostały określone w rozdziale 8 działu I ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (DzU z 2019 r., poz. 2019 ze zm.; dalej: nowe pzp) oraz w opublikowanym na mocy art. 80 nowego pzp rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (DzU z 2020 r., poz. 2434; dalej: Rozporządzenie).
Rozporządzenie reguluje zakres wszystkich istotnych czynności, które powinny być sukcesywnie dokumentowane w przebiegu postępowania, określa wzory protokołów postępowania, stanowiące załączniki do Rozporządzenia, sposób dokumentowania oraz przechowywania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole postępowania i sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu postępowania wraz z załącznikami.
Definicja protokołu
Protokół postępowania jest dokumentem sporządzanym przez zamawiającego, który potwierdza przebieg postępowania o udzielenie zamówienia (art. 7 pkt 19 nowego pzp).
Porównując powyższą definicję z tą, która obowiązywała na gruncie poprzednio obowiązującej ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp z 2004 r.), należy zauważyć, że ustawodawca nie narzuca zamawiającemu formy, w jakiej ma zostać sporządzony protokół. Należy jednak pamiętać, że nadal w postępowaniach o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 20 ust. 1 nowego pzp, obowiązuje zasada pisemności. Jako pisemność należy zaś rozumieć – w myśl art. 7 pkt 16 – sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W kwestii sposobu sporządzania protokołu postępowania w postaci pisemnej lub elektronicznej ustawodawca pozostawił zamawiającemu możliwość wyboru, gdyż w treści uzasadnienia do rządowego projektu ustawy Prawo zamówień publicznych (druk nr 3624) zawarł następujący zwrot: „Bez względu na to, czy zamawiający prowadzi protokół postępowania w postaci elektronicznej, czy papierowej (…)”.
Treść protokołu
Minimalny zakres informacji, jakie powinny się znaleźć w protokole, został wskazany w art. 72 ust. 1 i art. 73 ust. 2 nowego pzp, natomiast regulacje na temat informacji dodatkowych określono w § 3 Rozporządzenia, gdzie starano się ograniczyć ich dotychczasowy zakres. Ponadto zamawiający nie ma obowiązku podawania w protokole postępowania informacji, które zostały podane w ogłoszeniu o zamówieniu, pod warunkiem załączenia tego ogłoszenia do protokołu postępowania (art. 72 ust. 2 nowego pzp).
Kwestie załączników do protokołu postępowania uregulowano w art. 73 ust. 1 nowego pzp i są nimi, co do zasady, wszystkie dokumenty tworzone w toku postępowania, zarówno przez zamawiającego, jak i wykonawców, w tym: oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacje z zebrania z wykonawcami, zawiadomienia, wnioski, dowód przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego. Przez pojęcie „inne dokumenty” należy rozumieć dokumenty, które nie zostały wymienione w art. 73 ust. 1 nowego pzp, przede wszystkim specyfikację warunków zamówienia (SWZ) oraz opis potrzeb i wymagań (OPW). Ponadto zaliczają się do nich: wnioski o wyjaśnienie treści specyfikacji, wyjaśnienia i modyfikacje specyfikacji, ogłoszenia oraz wszystkie inne dokumenty wytworzone w toku postępowania.
[…]
Magdalena Wedelstedt
Główny specjalista ds. zamówień publicznych i projektów Muzeum Piaśnickiego w Wejherowie Oddział Muzeum Stutthof w Sztutowie. Niemieckiego nazistowskiego obozu koncentracyjnego i zagłady (1939–1945)
