Artykuł pochodzi z wydania: Kwiecień 2021
W jaki sposób należy przeprowadzić badanie ofert oraz jak przebiega ich ocena w przypadku korzystania przez zamawiającego z trybu podstawowego w wariancie z negocjacjami?
Wprowadzenie przez ustawodawcę trybu podstawowego w trzech wariantach spowodowało zwiększenie elastyczności procesu udzielania zamówień publicznych w przypadku zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne. Jednak elastyczność ta wymaga głębokiego przemyślenia sposobu badania i oceny ofert w przypadku korzystania z jednego z trzech możliwych wariantów prowadzenia postępowania w trybie podstawowym. W niniejszym artykule zostaną przedstawione tezy, które mogą się wydawać kontrowersyjne dla niektórych czytelników. Jednak na tym etapie funkcjonowania ustawy są one wyrazem przeprowadzenia logicznej interpretacji nowego pzp i być może znajdą poparcie w środowisku zamówień publicznych.
Cechy wspólne badania ofert w trybie podstawowym
Niezależnie od wybranego przez zamawiającego wariantu prowadzenia trybu podstawowego należy zwrócić uwagę na kilka zasadniczych elementów, które są wspólne dla każdego z nich. Po pierwsze, wskazać należy, że dla trybu podstawowego ustawodawca nie przewidział możliwości zastosowania procedury odwróconej. Została ona uregulowana w art. 139 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, który jest właściwy dla trybu przetargu nieograniczonego. Jego zastosowanie dla trybu podstawowego zostało wyłączone na podstawie art. 266 nowego pzp. Zatem niezależnie od zastosowanego przez zamawiającego wariantu trybu podstawowego wykorzystanie procedury odwróconej nie jest możliwe.
Kolejnym elementem wspólnym dla wszystkich wariantów trybu podstawowego jest konieczność weryfikacji oferty w zakresie wystąpienia rażąco niskiej ceny (dalej również: RNC). Należy zauważyć, że w świetle przepisów obowiązujących do końca ubiegłego roku badanie rażąco niskiej ceny było jedną z pierwszych czynności, które zamawiający podejmował po upływie terminu składania ofert. Zgodnie zaś z obowiązującym obecnie art. 224 ust. 2 pkt 1 nowego pzp w przypadku gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania, lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 i 10 nowego pzp, zamawiający zwraca się o udzielenie wyjaśnień, o których mowa w art. 224 ust. 1, chyba że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia. Przed podjęciem decyzji o wystosowaniu wezwania z art. 224 nowego pzp zamawiający jest zobowiązany do zweryfikowania, czy nie zaszła jedna z dwóch przesłanek odrzucenia ofert. Po pierwsze, będzie musiał sprawdzić, czy któraś z ofert nie została złożona po terminie (art. 226 ust. 1 pkt 1 nowego pzp). Po drugie, będzie zobligowany do weryfikacji prawidłowości wyliczenia ceny, ponieważ do określenia wskaźnika 30%, o którym mowa w art. 224 ust. 2 pkt 1 nowego pzp, nie bierze się pod uwagę ofert, które zostały odrzucone z uwagi na błąd w obliczeniu ceny lub kosztu.
Weryfikacja prawidłowości wyliczenia ceny jest niejednokrotnie czasochłonna. Może się wiązać z koniecznością oceny, czy wykonawca zastosował właściwą stawkę podatku od towarów i usług, a to z kolei skutkuje koniecznością wszczęcia odpowiedniej procedury wyjaśniającej uregulowanej w art. 223 ust. 1 nowego pzp. Niezwykle istotne jest, by przed wystosowaniem wezwania, o którym mowa w art. 224 ust. 2 pkt 1 nowego pzp, zamawiający sprawdził wszystkie złożone oferty na istnienie dwóch wyżej wymienionych przesłanek odrzucenia. Odwrócenie tej kolejności może sprawić, że takowe wezwanie w ogóle będzie bezprzedmiotowe. W połączeniu z brakiem wyjaśnień lub też z wyjaśnieniami niewystarczającymi może to prowadzić do odrzucenia oferty z uwagi na uchybienie w odpowiedzi na wezwanie, którego de facto zamawiający nie musiałby kierować do wykonawcy.
Badanie ofert w trybie podstawowym bez negocjacji
W przypadku gdy zamawiający korzysta z trybu podstawowego w wariancie określonym w art. 275 pkt 1 nowego pzp, proces badania i oceny ofert jest zbliżony do tego, który ma zastosowanie do przetargu nieograniczonego oraz z niewielkimi wyżej wymienionymi wyjątkami przebiega w sposób zbliżony do tego, który miał miejsce do końca ubiegłego roku. Zamawiający dokonuje weryfikacji złożonych ofert oraz bada wstępne oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 nowego pzp, w stosunku do wszystkich ofert. Przed wyborem najkorzystniejszej oferty zamawiający wzywa – w trybie art. 274 ust. 1 nowego pzp – wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych. Przypomnieć jedynie należy, że zgodnie z art. 107 ust. 1 nowego pzp przedmiotowe środki dowodowe wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą. Oznacza to, że weryfikacji zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami specyfikacji warunków zamówienia (dalej: SWZ) zamawiający dokonuje przed wystosowaniem wezwania z art. 274 ust. 1 nowego pzp.
Powyższe zasady będą miały zastosowanie w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego w trybie podstawowym w wariancie określonym w art. 275 pkt 2 nowego pzp w sytuacji, w której zamawiający nie zdecyduje się na prowadzenie negocjacji. W takim bowiem przypadku proces badania i oceny ofert będzie analogiczny do tego, jaki jest wykorzystywany w trybie podstawowym w wariancie I.
Badanie ofert w trybie podstawowym z negocjacjami
W przypadku gdy zamawiający prowadzi postępowanie w trybie podstawowym z możliwością negocjacji w trybie art. 275 pkt 2 nowego pzp (wariant drugi) lub z negocjacjami w trybie art. 275 pkt 3 nowego pzp (wariant trzeci), proces badania i oceny ofert jest zupełnie odmienny od tego, który ma zastosowanie w trybie podstawowym bez negocjacji. W wariancie trzecim trybu podstawowego zmiany występują nie tylko na etapie badania i oceny ofert, ale także przed upływem terminu otwarcia ofert. Należy bowiem zauważyć, że zgodnie z art. 287 ust. 2 nowego pzp do wariantu trzeciego trybu podstawowego nie ma zastosowania art. 222 ust. 4 nowego pzp. W konsekwencji tego wyłączenia w tym wariancie zamawiający przed upływem terminu otwarcia ofert nie udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Kolejna znacząca różnica dla wariantu trzeciego trybu podstawowego występuje tuż po otwarciu ofert, albowiem zgodnie z art. 222 ust. 6 nowego pzp zamawiający niezwłocznie po otwarciu ofert udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o nazwie albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzenia działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte bez konieczności podawania informacji o cenach lub kosztach zawartych w ofertach.
[…]
Michał Zastrzeżyński
zastępca Prezydenta Miasta Sosnowca, odpowiedzialny m.in. za proces udzielania zamówień publicznych
Jarosław Rokicki
adiunkt na Wydziale Administracji i Prawa WSH w Sosnowcu; naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Górniczej
