Artykuł pochodzi z wydania: Lipiec–sierpień 2021
W dobie elektronizacji i komunikacji elektronicznej spełnienie wymogów technicznych i organizacyjnych – obok formalnoprawnych – stało się konieczne w celu sporządzenia i przekazania ważnej oferty.
Kluczem do pozyskania zamówienia publicznego jest złożenie w danym postępowaniu oferty ważnej, niepodlegającej odrzuceniu na podstawie przesłanek art. 226 ustawy Prawo zamówień publicznych (DzU z 2019 r., poz. 2019; dalej: pzp). Tylko taki wykonawca, który nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu, złoży wymagane dokumenty lub oświadczenia oraz sporządzi ofertę zgodną z warunkami zamówienia, z prawidłowo skalkulowaną ceną, z dochowaniem formy i reprezentacji oraz zabezpieczy ją za pomocą wadium i przekaże na czas – ma szansę konkurować uczciwie z innymi wykonawcami.
Środki komunikacji elektronicznej w postępowaniu
Miejscem, w którym zamawiający prowadzi postępowanie, jest strona internetowa prowadzonego postępowania. Jest to system teleinformatyczny umożliwiający prowadzenie komunikacji w postępowaniu, za pośrednictwem którego wykonawca składa swoją ofertę.
O tym, jaki środek lub środki komunikacji będą w danym postępowaniu wykorzystywane, decyduje sam zamawiający. Dokonuje on wyboru spośród tych dostępnych na rynku i informuje o tym w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie. Jednak nie ma on w tym zakresie pełnej swobody – artykuł 64 pzp wskazuje wprost na właściwości, jakie musi taki środek spełniać. Ponadto środek komunikacji elektronicznej służący do przekazania ofert musi spełniać jeszcze dodatkowe wymagania, takie jak: zapewnienie zachowania integralności, autentyczność, nienaruszalność danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewnienie możliwości zapoznania się z treścią oferty wyłącznie po upływie terminu na jej składanie. Powszechnie wykorzystywany środek komunikacji elektronicznej, jakim jest poczta elektroniczna, nie spełnia tych dodatkowych cech wskazanych w art. 68 pzp, stąd też nie może być wykorzystany do skutecznego złożenia oferty w postępowaniu.
W praktyce zamawiający często wybierają ogólnodostępny, uniwersalny i nieodpłatny miniPortal1 lub platformy komercyjne czy własne platformy zakupowe. Wykonawca musi zatem zwrócić uwagę, jaki środek komunikacji został wskazany do składania ofert, a jaki środek do wymiany informacji, przekazywania dokumentów lub oświadczeń.
Wymagania techniczne i organizacyjne
Wypełniając obowiązek informacyjny z art. 67 pzp, zamawiający zobowiązany jest również do tego, by w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia zamieścić informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Ustawodawca nie wskazał zakresu tych wymagań. Są one natomiast istotne z punktu widzenia wykonawcy składającego ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Niesporządzenie oferty lub nieprzekazanie jej w sposób zgodny z tymi wymaganiami skutkuje bowiem odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 pzp.
Zamawiający, czy to w przypadku miniPortalu, czy platform komercyjnych, są tylko ich użytkownikami. Sami korzystają z tych rozwiązań na zasadach i zgodnie w wymaganiami określonymi przez dostawcę danego rozwiązania, dlatego w omawianym zakresie często odsyłają wykonawców do regulaminów, instrukcji dostawców platform e-usług. Jak jednak wskazuje Izba w wyroku z 3 sierpnia 2020 r. (KIO 1451/20), instrukcje platformy zakupowej mają charakter uniwersalny, odnoszący się do ogółu użytkowników, zatem rolą zamawiającego jest uszczegółowienie w specyfikacji, które postanowienia instrukcji platformy zakupowej nie znajdują zastosowania w danym postępowaniu. Co więcej, jeśli zamawiający odsyła do regulaminów i instrukcji platformy elektronicznej, sam powinien respektować regulacje w nich zawarte.
miniPortal
Z perspektywy wykonawcy miniPortal jest miejscem, w którym można znaleźć opublikowane przez zamawiających formularze postępowań, zapoznać się z informacjami na ich temat i pobrać dokumenty zamówienia oraz zaszyfrować ofertę.
W celu korzystania z miniPortalu wykonawca musi dysponować urządzeniem teleinformatycznym z dostępem do sieci Internet. Regulamin korzystania z miniPortalu (https://miniportal.uzp.gov.pl/WarunkiUslugi) określa specyfikację połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych.
Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy ePUAP2. Dostęp do funkcjonalności ePUAP wymaga uprzedniej rejestracji w systemie oraz uzyskania konta użytkownika. Konto to nie musi być firmowe.
Komercyjne portale e-usług, platformy zakupowe zamawiających
W większości przypadków wykonawca będzie musiał się zarejestrować na danej platformie i aktywować swój login. Niekiedy dostawcy informują, że proces rejestracji może trwać do kilku dni. Zalecenia takie powinny być uwzględnione przez wykonawcę. Przy ewentualnych problemach z rejestracją konieczny będzie kontakt z dostawcą platformy, co może przedłużyć całą procedurę. Ważne jest zatem podjęcie działań w odpowiednim czasie, tak aby nie ograniczyć sobie możliwości skutecznego złożenia oferty w postępowaniu.
Niekiedy dostawca umożliwia złożenie oferty bez zakładania konta. Jednak trzeba sprawdzić, czy zamawiający dopuszcza taką możliwość.
Korzystanie z usług danej platformy zakupowej zazwyczaj wymaga akceptacji regulaminu dostawcy danego rozwiązania. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z wymaganiami i dochować ich. Ważne są kwestie związane m.in. z: minimalną przepustowością dla internetu, klasą i konfiguracją komputera, wymienionymi systemami operacyjnymi, z którymi współpracuje platforma, zalecanymi lub wprost wskazanymi przeglądarkami internetowymi.
Wykonawca musi mieć na uwadze, że usługodawca, tj. dostawca danego rozwiązania informatycznego, nie ponosi odpowiedzialności za brak lub ograniczenie możliwości korzystania z danej platformy wynikające z przyczyn technicznych leżących po stronie wykonawcy.
Przygotowanie oferty
W myśl § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (DzU z 2020 r., poz. 2452; dalej: rozporządzenie w sprawie środków komunikacji) wykonawca sporządza ofertę w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. DzU z 2020 r., poz. 346 ze zm.), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.
Zgodnie z art. 63 ust. 1 pzp w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej progom unijnym lub większej wykonawca składa ofertę, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Natomiast w postępowaniach o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne – również pod rygorem nieważności – w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
„Postać elektroniczna to pojęcie wskazujące na nośnik oświadczenia. O zapisie w postaci elektronicznej mówimy wtedy, gdy do zapisu i odczytu informacji używamy środków technicznych zapisujących informację binarnie, a interpretacji i wyświetlenia (wydrukowania) w formie czytelnej dla odbiorcy dokonuje się za pomocą odpowiedniego oprogramowania interpretującego zapisy”3.
Wykonawca musi inaczej niż dotychczas patrzeć na ofertę. To już nie kartki papieru, ale dokument elektroniczny zapisany do pliku, w danym formacie danych. Przy jego tworzeniu i zapisywaniu należy pamiętać o obowiązującej w postępowaniach pisemności – nagrania wizualne, dźwiękowe audiowizualne, które są dokumentami elektronicznymi, nie spełniają wymogów pisemności określonych w art. 6 pkt 16 pzp. Wykonawca nie może również zapominać, że prezentacja dokumentu na monitorze komputera, jak i jego wydruk są jedynie wizualizacjami dokumentu elektronicznego zapisanego na informatycznym nośniku danych.
[…]
Iwona Ziarniak
ekspert w dziedzinie zamówień publicznych, w szczególności złożonych zamówień informatycznych; członek zarządu OSKZP i członek Rady Programowej miesięcznika „Przetargi Publiczne”
