Informacje publiczne podlegają udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: udip) zgodnie z art. 1 ust. 1 tejże ustawy. Jednocześnie przepisy udip nie naruszają przepisów innych ustaw określających odmienne zasady i tryb dostępu do informacji będących informacjami publicznymi (art. 1 ust. 2 udip).
Zagadnienie jawności oraz dostępu do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia regulują w sposób kompleksowy pzp oraz rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Okoliczność ta powoduje, że pzp, jako regulacja o charakterze lex specialis, uzyskuje pierwszeństwo w stosowaniu przed przepisami udip. Przepisy pzp wraz z wymienionym rozporządzeniem wykonawczym samodzielnie i odrębnie determinują czynności zamawiającego związane z procesem udostępniania protokołu postępowania i załączników do tego protokołu. Umożliwiają tym samym realizację jednej z podstawowych zasad jawności postępowania o udzielenie zamówienia m.in. przez obowiązek zamawiającego udokumentowania przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia.
Zamawiający dokumentuje przebieg postępowania, sporządzając w jego toku protokół. Zgodnie z art. 74 ust. 1 pzp jest on jawny i udostępniany na wniosek. Umowa w sprawie zamówienia publicznego, jako załącznik do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, udostępniana jest na zasadach określonych w art. 74 ust. 2 pzp. Z kolei dokumenty związane z wykonaniem umowy w ramach realizacji zamówienia publicznego powinny być już udostępniane na zasadach i w trybie określonych w udip (zob. wyrok NSA z 28 września 2022 r., III OSK 1853/21).
