Artykuł pochodzi z wydania: Luty 2021
O czym zamawiający muszą pamiętać, modyfikując dotychczasowe regulaminy udzielania zamówień publicznych w jednostce zamawiającej?![](https://przetargipubliczne.pl/wp-content/uploads/2021/04/PP_Regulamin_udzielania_zam_wie_-2-300x200.jpg)
Proces udzielania zamówień publicznych – z punktu widzenia jednostki zamawiającej – regulowany jest na dwóch poziomach: norm powszechnie obowiązujących oraz regulaminów wewnętrznych. Normy powszechnie obowiązujące to przede wszystkim przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (DzU z 2019 r., poz. 2019 ze zm.; dalej: pzp, nowa ustawa) wraz z aktami wykonawczymi. Regulaminy to z kolei akty regulujące tryb i sposób pracy zamawiającego, obowiązujące jego pracowników w zakresie w nich opisanym, ale pozbawione w zasadzie jakiegokolwiek wpływu na wykonawców1. Z praktyki wynika, że w większości jednostek zamawiających obowiązuje regulamin udzielania zamówień publicznych składający się z:
- regulaminu dla zamówień, których wartość jest równa progowi stosowania ustawy lub większa;
- regulaminu zamówień do progu stosowania ustawy i wyłączonych ze stosowania ustawy;
- regulaminu komisji przetargowej.
Niekiedy wskazane regulaminy są opracowywane odrębnie i zatwierdzane przez właściwy organ jednym, a czasem kilkoma zarządzeniami wewnętrznymi obowiązującymi w jednostce. Każdy z nich reguluje inną sferę działalności jednostki w obszarze zamówień publicznych. Jednak tylko jeden z tych regulaminów ma umocowanie w przepisach pzp – regulamin komisji przetargowej (zob. art. 55 ust. 3 pzp). Nowe przepisy umożliwiają zamawiającym uaktualnienie regulaminów i ich modyfikację na podstawie doświadczeń nabytych w wyniku korzystania z dotychczasowych zapisów tych regulaminów.
Regulamin udzielania zamówień publicznych
Ustawodawca nie wprowadził w pzp normy, która obligowałaby jednostki zamawiające do opracowania regulaminu zamówień publicznych, jednak istotność kwestii związanych z procesem zakupowym w jednostce wymaga określenia zasad organizacji tego procesu oraz zakresu odpowiedzialności każdego z jego uczestników. O ile regulamin prac komisji przetargowej reguluje jedynie działanie tej komisji, o tyle regulamin udzielania zamówień powinien jasno określać kompetencje i odpowiedzialność poszczególnych komórek organizacyjnych zamawiającego za cały proces zakupowy. Zgodnie z tym procesem udzielanie zamówień rozpoczyna się od identyfikacji potrzeby, celów, które chcemy osiągnąć, ograniczeń czasowych i kosztowych, a dalej obejmuje:
- planowanie, tj. analizy rynkowe, analizy budżetowe, obliczenie orientacyjnych kosztów;
- wybór najlepszego sposobu zaspokojenia potrzeby – analiza potrzeb i wymagań (art. 83 pzp);
- odstąpienie od udzielenia zamówienia albo decyzję o jego udzieleniu;
- w przypadku decyzji o udzieleniu zamówienia – przygotowanie strategii zakupowej, wybór trybu udzielenia zamówienia;
- przygotowanie planu postępowań o udzielenie zamówień (art. 23 pzp);
- przygotowanie dokumentów zamówienia;
- prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia;
- wybór najkorzystniejszej oferty;
- zarządzanie umową;
- raport z realizacji zamówienia, czyli raport z osiągnięcia celów zamówienia i analizę błędów po jego zakończeniu (art. 446 pzp);
- wnioski do uwzględnienia na przyszłość w kolejnych postępowaniach.
Regulamin nie musi być bardzo szczegółowy, nie trzeba w nim opisywać przebiegu poszczególnych trybów udzielania zamówień, niezbędne jest jednak opisanie poszczególnych elementów powyższego procesu zakupowego i przypisanie ról konkretnym jednostkom organizacyjnym zamawiającego oraz konkretnym osobom w tych jednostkach. Treść regulaminu powinna umożliwić pracownikom zamawiającego poznanie tego procesu zakupowego i swojej roli w nim.
„Regulamin ma być z jednej strony narzędziem kontroli procesu udzielania tego rodzaju zamówień, a z drugiej strony «podręcznikiem» dla każdego pracownika. Tworząc regulamin, nie tworzymy ustawy pzp-bis, ale narzędzie, które ma ułatwić pracę”2. Aktualizując dotychczasowy regulamin, należy pamiętać o tych aspektach, które w pzp zostały zmienione względem poprzednio obowiązujących przepisów. Są to w szczególności następujące kwestie:
Próg stosowania ustawy
W nowej ustawie wprowadzono inny niż dotąd próg stosowania jej przepisów. Próg bagatelności ustalono w walucie polskiej na poziomie 130 000 zł (a nie – jak dotąd – 30 000 euro). Co za tym idzie – nowy regulamin ma zastosowanie do udzielenia zamówień o wartościach równych tej kwocie bądź ją przekraczających.
Zasada efektywności
Zamawiający powinien pamiętać o konieczności stosowania nowej zasady efektywności w procesie zakupów publicznych. Przykładowe postanowienia regulaminu w tym zakresie mogą brzmieć następująco:
„Zamawiający udziela zamówienia w sposób zapewniający:
- najlepszą jakość dostaw, usług oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację, oraz
- uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów”.
[…]
Ewa Wiktorowska
inżynier budownictwa; członek Rady Zamówień Publicznych, prezes zarządu OSKZP, członek Rady KIG, członek Rady Programowej miesięcznika „Przetargi Publiczne”, doradca, były trener z listy Prezesa UZP i arbiter